Avalie se um bom planejamento de um evento deve apresentar, entre outras, as seguintes características:

I. Satisfazer o objetivo visado.

II. Basear-se em previsões as mais sólidas possíveis.

III. Ser exequível.

IV. Atribuir tarefas simultâneas aos mesmos agentes.

A sessão de abertura de um congresso científico usualmente acontece no primeiro dia do evento. Se for necessário oferecer um coquetel de confraternização, a sessão de abertura deve ser feita ao final do dia e o coquetel deve ser, se possível, realizado no próprio local onde a sessão de abertura foi realizada. Avalie se essa medida apresenta as seguintes vantagens:

I. Diminui custos de deslocamento dos praticantes (local da sessão / hotel / local do coquetel).

II. Conta com a quase totalidade dos participantes da sessão de abertura, o número estimado de presentes é significativamente superior ao estimado se o coquetel for em outro local.

III. Diminui o custo da sessão de abertura, pois o coquetel, sendo realizado logo após o final do primeiro dia, pode ser menos sofisticado.

Um congresso científico de médio ou de grande porte em geral programa e oferece sessões de diferentes naturezas. avalie se, usualmente, nesses eventos temos:

I. Conferências.

II. Cursos.

III. Palestras.

IV. Sessões pôsteres.

No planejamento de um evento, o estudo de viabilidade é essencial. Avalie se, nessa etapa, as seguintes considerações estão corretas:

✓ o planejador deve avaliar detidamente e se assegurar de sua capacidade em de fato organizar o evento como também ter certeza de que o local de realização do evento é capaz de receber e suportar o evento; custos e benefícios devem ser avaliados.

✓ devem ser levados em conta os seguintes fatores: orçamento, necessidade técnicas gerenciais; recursos do local; impactos na comunidade e na área do local do evento; disponibilidade de serviços de suporte locais; público estimado; requisitos de infraestrutura.

✓ o confronto entre custos previstos e receita prevista não deve ser prioridade nesta etapa.

O processo de planejamento estratégico de um evento pode ser subdivido nas seguintes etapas (apresentadas fora de sua sequência lógica)

I. Análise da situação

II. Avaliação do evento e feedback.

III. Avaliação e seleção de estratégia.

IV. Desenvolvimento de planos operacionais e seus sistemas de controle correspondentes.

V. Estabelecimento de metas e objetivos.

VI. Identificação de estratégias alternativas.

VII. Definição de propósito/visão/missão.