Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.

Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA.

Após ter tramitado e ter sido classificado, o documento deve ser arquivado, obedecendo-se às seguintes operações: inspeção, ordenação, arquivamento, retirada e controle.

Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.

A tabela de temporalidade é aplicada somente em arquivo semiativo e em arquivo inativo, de acordo com as normas do Arquivo Nacional.

Na situação em apreço, se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo, ele não deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatário, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo.

O código de classificação deve ser anotado na primeira folha do documento.

A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes.

O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição.

A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente.