O controle da estabilidade de temperatura e umidade é importante para a preservação dos documentos. Variações grandes ou rápidas desses parâmetros favorecem a deterioração dos suportes.

Considerando o estado de conservação, a preservação dos documentos e o acesso a eles, a migração de suportes pode ser uma medida a ser adotada nos arquivos.

A classificação é a ação intelectual de elaboração de esquemas para o agrupamento de documentos; a ordenação é a forma de disposição dos documentos dentro desses esquemas; e o arquivamento é a ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.

As funções arquivísticas prescindem de instrumentos para a sua realização. Enquanto o plano de classificação está associado à classificação, a tabela de temporalidade relaciona-se à avaliação. Esses instrumentos são independentes e, portanto, não se complementam.

A ordenação de documentos pode ser feita mediante critérios simples e combinados, como: alfabéticos, cronológicos, toponímicos, temáticos e numérico-cronológicos.

Inserir os documentos em pastas e colocá-los em estantes de aço são atividades de armazenamento e acondicionamento, respectivamente.

Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na apensação, os números dos dois processos são conservados como referência para recuperação dos documentos.

O dossiê e o processo podem ser considerados unidades de arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por assunto, que deve ser o único critério para a classificação desses documentos.

A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de documento ou processo a outro processo. Aquela se dá em caráter definitivo e esta, em caráter temporário.

O protocolo se encarrega do controle de recebimento, do registro, da tramitação e da expedição de documentos, além do seu arquivamento e da sua ordenação. A classificação, contudo, é de responsabilidade somente dos setores de trabalho conhecidos como arquivos correntes.