Competem ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário em âmbito federal.

Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de classificação.

Entre os principais princípios arquivísticos encontram-se o princípio da proveniência e o princípio do respeito à ordem original. Enquanto aquele delimita externamente o fundo, este busca manter as relações de produção e acumulação dos documentos com as funções e atividades que lhes deram origem.

A microfilmagem é apontada por alguns autores como a solução para os impasses decorrentes da aplicação do princípio da territorialidade dos arquivos.

Os documentos arquivísticos são produzidos e acumulados imparcialmente para cumprir um fim administrativo, o que lhes confere, imediatamente, um valor primário.

Diferentemente dos documentos das bibliotecas, os documentos de arquivo, à semelhança daqueles dos museus, são artificialmente produzidos e acumulados em razão de funções e atividades de instituições, pessoas ou famílias.

Tendo em vista a unicidade do registro, as cópias não são permitidas em um mesmo conjunto documental.

Por ser um conjunto de documentos produzidos e acumulados por instituições ou pessoas, os documentos de arquivo são inter-relacionados e sua gestão deve contemplar o conjunto, e não o item documental isoladamente.

A autenticidade de um documento é verificada pelo contexto de sua criação e por sua manutenção, sem, contudo, considerar-se sua custódia.

Em cada órgão e entidade da administração pública federal direta, indireta autárquica e fundacional, deverá ser criada uma comissão de ética, encarregada de orientar e aconselhar sobre a ética profissional do servidor, no tratamento com as pessoas e com o patrimônio público.