O servidor deve autuar toda a correspondência e, caso ela contenha anexos, autuar cada anexo separadamente.

Ao receber a correspondência, o servidor deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse caso, deverá estar anexado o instrumento de procuração.

O protocolo central do órgão deve manter controle da expedição de correspondência, de modo a ser capaz de informar sua localização aos usuários em tempo real.

Chama-se tramitação a passagem dos documentos por sucessivas fases durante a transmissão formal da custódia ou propriedade dos documentos ou arquivos.

O processo é formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

Correspondência é o nome dado a todas as espécies de comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.

Denomina-se juntada o procedimento de abertura ou formação do processo.

Registro é o nome dado a uma informação que é acrescentada a um documento para alterá-lo, explicando ou corrigindo seu conteúdo.

A expressão unidade protocolizadora identifica qualquer unidade organizacional, sendo irrelevante seu nome ou posição na hierarquia do órgão, desde que, entre suas competências, exista a de autuar/numerar processos e(ou) documentos.

A legislação determina que cada órgão tenha um protocolo central, responsável por realizar exclusivamente as rotinas de recebimento e registro de documentos, e protocolos setoriais encarregados do controle de tramitação e da expedição de documentos de cada área.