Um dos objetivos do diagnóstico minimalista é a elaboração de instrumentos de gestão arquivística, como o plano ou o código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos.

O modo original de organização, classificação, avaliação e descrição dos documentos, mesmo se empírico e com base no senso comum, constitui informação relevante a ser coletada em um diagnóstico da situação arquivística.

O levantamento quantitativo do acervo trata-se de informação importante a ser coletada no diagnóstico. No que se refere a ampliações fotográficas, deve-se utilizar, como unidade de medida, o metro linear, pois as ampliações correspondem a imagens fixadas em papéis fotográficos.

Uma das ações fundamentais para garantir o sucesso da gestão de documentos é a distribuição de responsabilidades de acordo com a função dos diversos profissionais envolvidos e da hierarquia entre eles. O arquivologista é um profissional, responsável, em todos os níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos em atividades rotineiras.

As ações de planejamento, controle e exploração dos recursos de informação de uma organização, realizadas com o propósito de apoiar as suas atividades, são denominadas administração dos recursos informacionais ou gestão da informação.

O documento, para a disciplina arquivística, é a combinação do suporte com a informação nele registrada, utilizada como prova ou para consulta.

Diz-se, do conteúdo de processo judicial, que é extensivo, porque abrange dados acerca de assuntos concretos e bem definidos.

O autor do documento, o seu destinatário e o conteúdo da mensagem nele contido são os elementos que definem os caracteres internos dos documentos.

A naturalidade dos documentos arquivísticos deve-se ao fato de cada registro documental assumir um lugar único tanto na estrutura documental do grupo ao qual pertence quanto no universo documental.

A imparcialidade dos documentos arquivísticos é verificada em razão de constituírem a parte real do corpus dos fatos e dos casos, fornecendo, assim, prova original.