O inventário é o instrumento de controle ou gestão de depósito. O inventário topográfico é o instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou apenas parte dele.

O resultado da descrição é o instrumento de pesquisa. Um desses instrumentos é o catálogo, que é a relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas, acompanhados das referências para sua localização.

Descrição é o termo utilizado para identificar a tarefa que engloba as diversas e variadas atividades do arquivista para facilitar o acesso aos fundos em geral e aos documentos em particular.

Schellenberg defende que os documentos podem ser classificados por assuntos somente em situações excepcionais, como é o caso do material de referência, isto é, não arquivístico.

A classificação de fundos de arquivo deve ser feita a partir de três elementos: os temas principais, a estrutura e o suporte físico.

O desenvolvimento de um quadro para um fundo de arquivo não pode ser arbitrário deve seguir uma fundamentação lógica, resultado da aplicação do princípio da unicidade.

A organização de fundos de arquivo deve, de acordo com a literatura da área, utilizar sistemas de classificação a posteriori, que é resultado da análise e do conhecimento do próprio fundo de arquivo.

A classificação de qualquer fundo consolida-se em um quadro estruturado que reflete o organismo e as atividades de origem dos documentos.

A classificação é a disposição dos documentos em determinada seqüência, enquanto a ordenação supõe o estabelecimento de classes e de famílias, agrupadas estrutural ou hierarquicamente.

A organização dos arquivos pode ser entendida como a operação intelectual e mecânica em que os diferentes agrupamentos documentais se relacionam de forma hierárquica com critérios orgânicos ou funcionais para revelar seu conteúdo e informação.