A redação de documentos oficiais deve obedecer a determinadas regras formais, tais como impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem e formalidade de tratamento.

Em comunicações oficiais, a linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam, devendo ser evitado seu uso indiscriminado, a fim de se garantir a máxima clareza e concisão.

Nos documentos que seguem o padrão ofício, deve constar o campo assunto.

Em uma correspondência oficial enviada por determinada entidade da administração pública indireta ao presidente do Congresso Nacional, para tratar de assuntos de relevante interesse público, deve-se empregar o vocativo “Senhor”, acompanhado do cargo respectivo, escrevendo-se Senhor Presidente do Congresso Nacional.

Caso o chefe do setor de comunicação social de uma autarquia federal vinculada a determinado ministério queira comunicar-se com o ministro de Estado respectivo, para tratar de assunto de interesse público, o documento oficial a ser por ele utilizado para esse fim será a mensagem, cujo fecho deverá conter a expressão Respeitosamente, por se dirigir a autoridade hierarquicamente superior.

Os princípios constitucionais da publicidade e da impessoalidade devem ser balizadores do padrão textual utilizado pelo poder público na redação de seus atos e comunicações.

O caráter impessoal do assunto tratado nas comunicações oficiais deve restringir o uso dos documentos oficiais a situações relacionadas ao interesse público, não cabendo tom particular ou pessoal na redação desses documentos.

Considerando-se que o signatário de um expediente oficial seja o procurador-geral da República, o fecho Respeitosamente é apropriado no caso de esse expediente ter como destinatário o presidente da República.

Apesar da basilar orientação quanto à utilização do padrão culto da linguagem na redação dos documentos no padrão ofício, é desnecessário seguir uma estruturação rígida no que diz respeito à diagramação desses documentos.

Dada a necessidade de se conferir formalidade à redação oficial, o uso do tratamento digníssimo (DD) é indicado nas comunicações dirigidas a autoridades superiores dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.