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Os documentos, independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas três fases documentais: corrente, intermediária e permanente.

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A instalação de depósitos de arquivos intermediários como solução para os problemas de saturação de espaço nos setores de trabalho é difundida e adotada em todo o mundo.

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Os documentos correntes são transferidos aos arquivos permanentes para aguardarem a extinção dos seus valores de prova.

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O conceito de ciclo de vida dos documentos é o princípio fundamental da gestão de documentos.

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Os documentos acumulados pela atividade-fim, conhecidos como “documentos técnicos”, são a principal preocupação do programa de gestão de documentos.

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A gestão de documentos é a aplicação da administração científica na tramitação dos documentos com finalidades de eficiência e economia.

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A avaliação documental não faz parte dos objetivos da gestão de documentos.

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A gestão do correio e das telecomunicações é um dos componentes da gestão de documentos.

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Os procedimentos e técnicas adotados na idade corrente são da alçada da gestão de documentos, enquanto aqueles adotados na idade intermediária são de responsabilidade da arquivística integrada.

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É objetivo da gestão de documentos assegurar a disponibilidade dos documentos essenciais em situações de crise ou emergência.