A eliminação de documentos não pode ser feita de forma aleatória e indiscriminada. Assim sendo, protocolos rígidos deverão ser seguidos, a fim de que seja determinado o período exato em que esses arquivos poderão ser adequadamente destruídos.

A tabela de temporalidade e a lista de eliminação são consideradas instrumentos de destinação de documentos, todavia são prescindíveis como atos normativos que fixam as diretrizes quanto ao tempo e ao local de guarda dos documentos.

Consideram-se documentos ostensivos aqueles cuja divulgação pode causar prejuízos à Administração Pública.

De acordo com a teoria das três idades, os arquivos possuem três fases: corrente; intermediária; e terciária.

Na organização, a massa documental é o conjunto de documentos produzidos que são recebidos, acumulados e colecionados de forma ordenada, sem tratamento arquivístico.

A denominação metadados refere-se aos dados que suportam um número de funções, que se classificam em localização, descoberta, documentos, avaliação e seleção. Esses recursos são empregados nos instrumentos de representação da informação, como, por exemplo, os inventários, os catálogos e os índices.

As palavras “metadados” e “metainformação” significam dado sobre dado. O prefixo meta- vem do grego e quer dizer no meio de, entre, atrás, em seguida, depois.

O princípio da relação orgânica não se aplica como parte integrante dos sistemas eletrônicos de documentos, dada a fugacidade e o aspecto descartável das informações.

A relação orgânica se evidencia no arranjo físico, no arranjo intelectual, no código de classificação dos documentos e no protocolo, o qual é inerente à relação que o gerou, ainda que resulte de atividades distintas.

O documento arquivístico se classifica como um conjunto complexo de documentos que se inter-relacionam e que resultam de uma mesma atividade.