Caso haja pasta em que constem pessoas físicas com sobrenomes iguais, a primeira pessoa que deve ser referida é a que apresentar o prenome com o menor número de letras.

Em pastas arquivadas a partir dos nomes de pessoas físicas, deve-se considerar, no arquivamento, sempre o último sobrenome e depois o prenome. O nome João da Silva, por exemplo, deve ser referido como Silva, João.

Os nomes de pessoas físicas que exprimam grau de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último sobrenome, mas não devem ser considerados na ordenação alfabética.

Em pastas de pessoas físicas, os sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo devem ser separados. O nome Roberto Monte Azul, por exemplo, deve ser referido como Azul, Roberto Monte.

As correspondências oficiais e as particulares recebem o mesmo tratamento no setor de protocolo, por isso, não precisam ser separadas para os procedimentos de registro e destinação.

Todos os documentos e correspondências que entrarem no setor de protocolo deverão ser registrados e encaminhados aos destinatários.

Ao chegar ao protocolo, a correspondência deve ser classificada de acordo com um código de classificação de documentos, quando adotado na organização.

As correspondências ostensivas não podem ser abertas; elas devem ser colocadas em envelope próprio e entregues diretamente ao destinatário.

O método de arquivamento numérico simples, além da ordem numérica, considera a data em que o documento foi produzido.

O método de arquivamento por assunto deve, pela sua característica, ser aplicado exclusivamente aos documentos que se refiram às atividades fim ou específica da organização.