As instituições arquivísticas devem concentrar seus programas de preservação em ações reparativas e restauradoras.

Uma política de preservação deve adotar estratégias institucionais e técnicas que garantam a manutenção e a acessibilidade dos documentos arquivísticos pelo tempo que for necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo.

Considerando que o espaço físico possui função essencial na conservação de documentos, é recomendável que filtros protetores à base de resinas sintéticas sejam colocados nos vidros das janelas. Esses filtros permitem proteger os papéis da deterioração fotoquímica provocada por raios infravermelhos vindos do ambiente externo.

A destruição da cola por fungos proteolíticos enfraquece o papel, torna-o higroscópico e vulnerável a novas infestações, sendo comum a sucessão de fungos celulolíticos.

O processo de restauração denominado velatura consiste na colocação do documento entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces.

O pH indica o grau de concentração de íons de hidrogênio em um suporte, podendo assumir valores em uma escala logarítmica de 0 a 12. O pH igual a 6 indica o ponto neutro e os valores acima de 6 caracterizam o estado alcalino.

Um SIGAD deve permitir que um administrador autorizado possa anular uma operação em caso de erro do usuário ou do sistema. A anulação de uma operação significa apagar um documento arquivístico capturado pelo SIGAD.

A criptografia é um método de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta, de forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer a sua forma original.

O SIGAD é o conjunto de tecnologias utilizadas para organizar a informação não estruturada de um órgão ou entidade, podendo ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

Autenticidade é uma qualidade do documento. Autenticação é uma declaração dessa qualidade. A assinatura digital é um exemplo de autenticação, visto que ela identifica o emissor de um documento e permite a verificação de que o seu conteúdo não foi alterado. A autoria e a integridade são alguns dos elementos do documento que apoiam a presunção da autenticidade de um documento digital, mas não são suficientes para assegurá-la.