A técnica da microfilmagem é utilizada nos documentos em suporte papel pertencentes a pessoas jurídicas. Não existe regulamentação legal para a produção de microfilmes a partir de documentos de pessoas físicas.

Na obtenção de cópias de mapas ou desenhos, adota-se a cópia azul (blueprint) a fim de preservar os documentos arquivísticos.

executar os serviços de microfilmagem aplicados aos arquivos.

Os filmes negativos oriundos do processo de microfilmagem devem ser arquivados, por segurança, em local distante do setor a que os documentos correspondam.

Com relação à forma de busca de documentos, o método geográfico de arquivamento é classificado como integrante do sistema direto.

As três fases básicas da gestão de documentos são produção, utilização e destinação dos documentos.

A frequência de uso constitui fator determinante tanto para a transferência quanto para o recolhimento dos documentos aos arquivos.

A difusão de um acervo permanente possui duas possibilidades de ação: a primeira apresenta políticas para o público externo; a segunda, trabalhando com os resultados da primeira, implementa melhorias no arquivo. As duas possibilidades ocorrem em vias de ação de mesmo sentido.

A sugestão de criação de modelos e formulários, o controle da criação de cópias e o controle de recebimento de documentos são atividades típicas da etapa de produção de documentos.

O instrumento arquivístico empregado para a correta classificação de documentos é intitulado plano de destinação.