Se o pedido do usuário contiver uma representação imperfeita de sua necessidade de informação, os demais elementos, como vocabulário, estratégia de busca e indexação, tornam-se quase irrelevantes.

A figura principal, nessa ilustração, é o especialista em informação.

A coerência na indexação refere-se à extensão com que existe concordância quanto aos termos a serem usados para indexar um documento.

Indexação de assuntos é conceitualmente idêntica a catalogação de assuntos. Essa atividade compreende a formação de classes de objetos com base em seu conteúdo temático.

Um documento compartilhado é aquele que contribui para satisfazer alguma necessidade de informação.

Na preparação de índice de publicações, em cabeçalhos compostos, entra-se pela palavra mais característica, fazendo-se remissivas ou novas entradas para as palavras passíveis de serem procuradas.

A abreviação do título da Revista da Federação das Academias de Letras, segundo a NBR n.º 6.032, é Rev. Fed. Acad. Letras.

As referências bibliográficas, conforme a NBR n.º 6.023, podem aparecer no rodapé, no fim do texto ou capítulo, em lista de referências ou antecedendo resumos, resenhas e recensões.

De acordo com a NBR n.º 6.023, quando houver indicação explícita de responsabilidade pelo conjunto da obra, em coletâneas de vários autores, a entrada deve ser feita diretamente pelo título da obra.

O resumo que informa ao leitor finalidades, metodologia, resultados e conclusões do documento, de tal forma que este possa, inclusive, dispensar a consulta ao original, chama-se indicativo.