O acesso aos documentos por outro setor é facultado mediante autorização do órgão produtor.

Os documentos recebidos por transferência permanecem como propriedade exclusiva do órgão produtor.

Todos os documentos recebidos por transferência terão seu prazo de guarda estabelecido, incluindo a identificação da destinação final.

Segundo Michel Duchein, diversos fatores inibidores provocam verdadeiros entraves para uma ampla política de acesso em diversos países. Dessa maneira, são excluídas de acesso amplo e imediato categorias de documentos referentes a segurança nacional, ordem pública, vida privada dos cidadãos, política externa e segredos protegidos por lei.

Analisados diplomaticamente, os documentos de arquivo possuem caracteres internos e externos que os distinguem dos demais documentos produzidos cotidianamente. Os caracteres internos incluem o elaborador do documento, a data de encaminhamento e as origens funcionais do documento e o grau de concentração da informação.

Quanto ao gênero, na categoria de documentos iconográficos, inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras.

O princípio da integridade arquivística determina a preservação dos fundos de arquivo em sua totalidade, sem que haja mutilação e tampouco destruições indevidas e não autorizadas.

O princípio da unicidade refere-se, sobretudo, ao quantitativo de cópias do documento produzido.

Os documentos devem permanecer no local em que foram produzidos, em obediência ao princípio da territorialidade.

O princípio da proveniência se aplica em todas as fases do ciclo vital dos documentos.