Fatores ligados à preservação devem ser considerados na produção documental. Por exemplo, documentos de valor permanente devem ser produzidos em papel alcalino.

A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações.

As atividades do protocolo podem incluir recebimento de documentos, classificação, registro, distribuição e acompanhamento da tramitação.

Para alguns autores, o tipo documental é uma divisão da espécie determinada por características da fórmula diplomática, pela natureza do conteúdo ou pela técnica do registro. Para outros, que consideram, além da espécie, a atividade geradora do documento, o tipo é a ampliação da análise diplomática em direção ao contexto arquivístico.

A classificação arquivística é uma sequência de operações que visa organizar os documentos de um arquivo ou de uma coleção segundo um plano de classificação.

Na esfera pública, a atividade de classificação — entendida como identificação do assunto no documento, localização do assunto no código de classificação e anotação do código no documento para posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas.

A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

A operação de entrada de um conjunto de documentos públicos em um arquivo permanente, com competência formalmente estabelecida, é denominada recolhimento.

A identificação das fases do ciclo vital baseia-se nos valores dos documentos. Para tal, considera-se o valor intrínseco, ou seja, o valor que um documento possui em razão de seu conteúdo e de elementos de validação; e o valor permanente, ou valor informativo, que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.

Transferência é o conjunto de operações relativas à transmissão da informação, após a fase de geração, que envolvem processamento, difusão e uso.