As falhas identificadas nas organizações por meio da avaliação de desempenho individual devem fundamentar um plano de capacitação elaborado para a correção dessas deficiências.

A realização de estudos analíticos sobre a estrutura e o funcionamento do órgão, bem como sobre cada tipo de documento resultante dos procedimentos administrativos, deve preceder a implantação da gestão documental.

A microfilmagem é um processo de reprografia regulamentado em lei, de modo que o microfilme, ou microficha, elaborado de acordo com os padrões estabelecidos, tenha, em juízo, o mesmo valor legal que o documento original.

Na esfera pública, as políticas e procedimentos relativos ao acesso e à difusão de informações e documentos arquivísticos devem estar de acordo com as diretrizes estabelecidas pela Lei de Acesso à Informação, no intuito de contribuir para o desenvolvimento de uma cultura de transparência na administração pública.

É dever dos órgãos e entidades, mediante requerimento, a divulgação de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. O pedido deve ser apresentado em formulário padrão, contendo, obrigatoriamente, nome do requerente, número de documento de identificação, especificação da informação requerida, motivo determinante da solicitação e endereço do requerente.

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos que visa ao melhoramento dos processos de produção, controle, uso, avaliação e arquivamento, a fim de garantir a correta eliminação ou preservação de documentos e a disponibilização de informação arquivística para a administração.

No e-ARQ Brasil, documento constituído de um conjunto de procedimentos e tecnologias utilizados pelo arquivista para processar, armazenar e prover acesso à informação estruturada, são estabelecidos requisitos para sistemas de informação e de gerenciamento eletrônico de documentos, no intuito de apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

A microfilmagem é um recurso tecnológico que permite a substituição de grandes volumes de documentos com prazo de guarda de longa duração ou permanente.

Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um processo.

A recusa em fornecer informação solicitada, o fornecimento proposital de informação incorreta, a destruição, inutilização, desfiguração, alteração ou ocultação de informação que esteja sob a guarda de servidor são atitudes consideradas infrações administrativas.