A atividade de protocolo inclui diversos procedimentos para a gestão de documentos na fase corrente, tais como o recebimento, o registro, a autuação, a classificação, a distribuição, a expedição e o controle da tramitação de documentos.

A preservação de documentos digitais tem a finalidade de manter o acesso contínuo à informação, garantindo sua autenticidade mediante o uso de diversas estratégias, tais como a prevenção da obsolescência tecnológica de hardware, software e formato, e os procedimentos de migração, atualização e conversão.

Apenas servidores treinados devem realizar as operações de classificação de documentos; algumas rotinas desse processo são o recebimento do documento, a leitura de seu conteúdo para a identificação do assunto principal, a localização do assunto no código de classificação de documentos de arquivo, e a anotação do código na primeira folha do documento.

No arquivo permanente, a alteração do suporte da informação, devido à microfilmagem ou digitalização, pode ser utilizada como medida para a preservação do acervo, pois possibilita a redução do manuseio dos documentos originais. No entanto, de acordo com a legislação, esses documentos não podem ser eliminados, mesmo após terem sido digitalizados ou microfilmados.

A informação arquivística é fundamental para a obtenção de eficiência, segurança e qualidade na tomada de decisão e na garantia dos direitos individuais e coletivos da sociedade.

Documento arquivístico digital é a informação registrada, codificada em dígitos binários; produzida ou recebida; tramitada e armazenada por sistema computacional; dotada de organicidade e com elementos suficientes para servir como prova das atividades de um órgão, entidade ou pessoa.

Após a implementação do programa de gestão de documentos, deve-se realizar o diagnóstico da situação arquivística da organização, a fim de avaliar a efetividade das medidas adotadas, mediante a aplicação do Modelo Geral Internacional de Diagnóstico (MGID).

Documentos de natureza digital, ou seja, produzidos, tramitados e armazenados apenas em sistema computacional, como mensagens de correio eletrônico, sítios na Internet, planilhas eletrônicas, fotografias e vídeos, não podem ser considerados documentos arquivísticos e, portanto, não devem ser incluídos nos sistemas de gestão de documentos.

A digitalização tem baixo custo, pois possibilita a redução de gastos com ações de conservação e contratação de profissionais, que, para a realização desse processo, prescindem de conhecimento arquivístico.

As operações técnicas da gestão de documentos são realizadas nas fases corrente, intermediária e permanente. Os documentos correntes são aqueles em tramitação; os intermediários são aqueles que, mesmo sem movimentação, ainda são consultados com frequência, por razões administrativas; e os permanentes são aqueles com uso pouco frequente, de caráter histórico e cultural.