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Aplicado aos materiais documentários, o termo descrição compreende todas as atividades exigidas para a preparação de instrumentos e meios de busca. Descrição, de acordo com o dicionário, é a enumeração das qualidades essenciais de um objeto.
T.R. Schellenberg. In: Documentos públicos e privados: arranjo e descrição. Rio de Janeiro: FGV, 1980, p. 199.
A partir do tema do fragmento acima, julgue os itens seguintes, relativos ao programa descritivo em arquivos.
O campo características físicas e requisitos técnicos deve fornecer informações sobre a estrutura interna, ordem e(ou) sistema de arranjo da unidade de descrição.
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T.R. Schellenberg. In: Documentos públicos e privados: arranjo e descrição. Rio de Janeiro: FGV, 1980, p. 199.
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No campo dimensão e suporte da Norma Brasileira de Descrição Arquivística, os conjuntos documentais em suporte papel e do gênero textual devem ser dimensionados em centímetros ou em unidades cúbicas.
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T.R. Schellenberg. In: Documentos públicos e privados: arranjo e descrição. Rio de Janeiro: FGV, 1980, p. 199.
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A área de condições de acesso e uso da Norma Brasileira de Descrição Arquivística é formada pelos seguintes campos: nome do produtor, história administrativa, existência e localização de cópias, nível de descrição.
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T.R. Schellenberg. In: Documentos públicos e privados: arranjo e descrição. Rio de Janeiro: FGV, 1980, p. 199.
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A indexação pós-coordenada é aquela feita por termos que devem ser combinados no momento da busca para filtragem da informação desejada, em geral chamados descritores.
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T.R. Schellenberg. In: Documentos públicos e privados: arranjo e descrição. Rio de Janeiro: FGV, 1980, p. 199.
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Uma das vertentes de dados que deve ser abrangida pelo guia é a referente aos serviços prestados pelo arquivo.
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O fundamental no inventário é que se faça uma seleção de documentos.
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A elaboração do repertório justifica-se quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes.
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As listagens que acompanham os recolhimentos, os esquemas da evolução administrativa e os organogramas dos órgãos são considerados instrumentos de uso interno para orientação do trabalho do arquivista quanto à descrição dos documentos.
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São exemplos de instrumentos de pesquisa, de caráter genérico e globalizante, os inventários, os catálogos e os índices.
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T.R. Schellenberg. In: Documentos públicos e privados: arranjo e descrição. Rio de Janeiro: FGV, 1980, p. 199.
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As operações básicas da descrição, tradicionalmente, consistiam na identificação do arquivo, do fundo ou da parte dele a ser trabalhada.
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