A descrição é uma tarefa típica dos arquivos de segunda idade e dos arquivos permanentes.

No planejamento da política de descrição, a elaboração dos instrumentos de pesquisa deve ser sucessiva, partindo-se do geral para o particular.

Para a produção de instrumentos de pesquisa em um arquivo, a sequência lógica ideal é a que conduz do guia aos inventários e destes aos catálogos.

De acordo com a ISAD (G), cada nível de arranjo corresponde a um nível de descrição: fundo, grupo, série e item ou peça documental.

Existem instrumentos de pesquisa genéricos e globalizantes, como, por exemplo, os índices, e os detalhados e específicos, que tratam de parcelas do acervo, como os inventários e catálogos.

O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lógico, contudo, é a descrição que possibilita que os dados contidos nos arquivos cheguem aos pesquisadores.

Na gestão de arquivos permanentes, dispensa-se a ordenação por fundos.

As peças documentais reunidas em agrupamentos lógicos nas unidades de arquivamento são a menor unidade orgânica arquivística.

Se o arquivo permanente visa atender ao pesquisador, o arranjo não deve basear-se na forma administrativa.

A identificação de fundos é um trabalho complexo, que requer conhecimento profundo da estrutura administrativa e das competências dos órgãos produtores da documentação, nos respectivos níveis da administração pública.