Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, contudo, seus componentes podem ser separados, visto que constituem unidades distintas.

Processo, formulário, guia, listagem e tabela são exemplos de tipologias documentais.

Documentos manuscritos, datilografados ou impressos podem ser caracterizados como do gênero textual ou escrito.

Documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não contendo imagens estáticas são do gênero micrográfico.

Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos de documentos do gênero micrográfico.

A tipologia documental é a junção da espécie documental com o suporte material.

A definição dos gêneros documentais é importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para a preservação dos documentos.

O acesso aos documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos documentos.

O protocolo é uma responsabilidade direta dos arquivos intermediários, em razão do registro e da tramitação dos documentos.

A possibilidade ou a frequência de uso de um documento é elemento que define o local onde o documento deve ser armazenado, isto é, no arquivo corrente ou no intermediário.