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Relevância e consistência são dois conceitos relacionados com a área de Indexação, encontrados na literatura de Biblioteconomia, sendo que “consistência” é definido como “o grau de concordância na representação do conteúdo de informação (essencial) do documento por certas listas de termos de indexação, selecionados individualmente e independentemente por cada indexador”.

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Recolhimento, arranjo e disseminação da informação são três funções básicas que se destacam no mapeamento dos processos do arquivo permanente.

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Na administração de arquivo, entende-se como integrante da função o controle das etapas de acompanhamento e a avaliação das ações executadas, de modo a garantir a retroalimentação do processo de planejamento.

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No mundo dos documentos eletrônicos, não é necessário submeter os documentos à avaliação.

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O workflow é uma ferramenta que tem por finalidade automatizar os fluxos dos processos de trabalho, racionalizando-os por meio da sua organização e aplicação da tecnologia, aumentando a produtividade.

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No planejamento, um plano é composto de objetivos, meios de realização e meios de controle.

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Metadados, em Arquivística, são dados que descrevem atributos de um recurso informacional.

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O termo “conservação” refere-se aos procedimentos arquivísticos destinados a garantir que as atividades de acondicionamento, armazenamento e restauração sejam realizadas de forma a assegurar a permanência da informação.

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Considerando-se as atribuições de um Serviço de Protocolo, pode-se concluir que ele é parte do arquivo corrente.

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O CONARQ, preocupado com a preservação de documentos, sugere que os mais importantes, que tramitam em formato digital, sejam arquivados também em outros suportes, garantindo, assim, sua permanência para a História.