Ana Celeste Indolfo, no artigo Gestão de Documentos: uma renovação epistemológica no universo da Arquivologia, Arquivística.net – www.arquivistica.net, Rio de janeiro, v. 3, nº 2, jul./dez. 2007, considera que o conceito de ciclo de vida, elaborado por Philip Brooks, enfatiza “a necessidade dos arquivistas desviarem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida (p.31)”. O conceito de ciclo de vida, portanto, contribui para a implementação de melhores procedimentos de:

Schellenberg, em Arquivos modernos: princípios e técnicas, de 2006, faz algumas observações sobre os sistemas de arquivamento e apresenta três pontos essenciais a serem examinados na escolha desses sistemas. De acordo com este autor, os sistemas devem ser:

De acordo com Heloisa Bellotto, em Arquivos Permanentes: tratamento documental de 2009, p. 51, o documento diplomático também pode ser defnido como o registro legitimado referente a dois tipos de ato:

De acordo com Marilena Paes, em Arquivos Modernos: teoria e prática, de 2011, a Gestão de Documentos, que tem por objetivo controlar o ciclo de vida dos documentos, envolve as seguintes fases, além da produção, utilização:

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional, 2005, a definição que se aplica ao termo instrumento de pesquisa é:

De acordo com Schellenberg, em Arquivos Modernos: princípios e práticas, 2006, para controlar a produção excessiva de documentos, é necessário que uma organização simplifique os seguintes aspectos:

Na publicação Como fazer avaliação de documentos de Ieda Bernardes (2000), para realizar a avaliação dos documentos, é necessário julgar o seu valor, isto é, se possuem valor secundário ou somente valor primário. Os documentos que são julgados de valor secundário são:

O Decreto nº 4073, de 3 de janeiro de 2002, Art. 18, prevê o estabelecimento de Comissões Permanentes de Avaliação, que devem orientar e realizar o processo de:

A publicação Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, publicada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos, afirma que os documentos de arquivo devem ser classificados. Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado de acordo com as seguintes operações:

Segundo Heloisa Bellotto em Arquivos Permanentes: tratamento documental, 2009, a organização dos arquivos permanentes deve ser feita por fundos. Um dos fatores que norteia a constituição de um fundo é o órgão produtor e, portanto, os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam entre si uma relação: