“Code of Ethics for Administrative Professionals”

(Preface note: The International Association of Administrative Professionals® defines administrative professionals as "individuals who are responsible for administrative tasks and coordination of information in support of an office related environment and who are dedicated to furthering their personal and professional growth in their chosen profession.")

Recognising that a position of trust imposes ethical obligations upon administrative assistants, office coordinators, executive secretaries and other types of administrative professionals to act for benefit of employers, clients, and the public, members of the International Association of Administrative Professionals (IAAP) established and promulgated four standards of professional conduct and resolve to be guided by them as embodying the ethical ideals of their profession.

The development of a Code of Ethics demonstrates that the administrative support profession accepts the obligation to engage in self-discipline and accepts the responsibility and trust earned by administrative professionals throughout past generations.

Each administrative professional has a personal obligation to support and follow the Code, recognising that the greatest penalty possible for its violation is loss of the respect of professional colleagues and the trust of employers, clients, and society.

Ethical behavior is encouraged by both the Code and the profession. An administrative professional's personal ethical behavior may often exceed the requirements of the Code, which do not demand less than the law, and often exceed those of the law. Persons found guilty of violating laws will be considered

in prima facie violation of the Code and may be censured or otherwise penalised by the association or profession.

1. The administrative professional shall act as a trusted agent in professional relations, implementing responsibilities in the most competent manner and exercising knowledge and skill to promote the interests of the immediate and corporate employer.

(…)

2. The administrative professional shall strive to maintain and enhance the dignity, status, competence, and standards of the profession and its practitioners.

(…)

3. The administrative professional shall insist that judgments concerning continued employment, compensation, and promotion be based upon professional knowledge, ability, experience, and performance.

(…)

4. The administrative professional must consider the promotion and preservation of the safety and welfare of the public to be the paramount duty.

(…)

Fonte: http://www.opsa.org.za/ethics.html. Acesso em: 20 fev. 2014.

“Trabalho em equipe: realidade ou utopia?”

Muito se fala, atualmente, em chavões como “A união faz a força” e “duas cabeças pensam melhor que uma”. Velhos ditos populares do tempo de nossos avós redescobriram sua força nos ambientes profissionais. Nos últimos tempos, as empresas passaram a repensar a questão do trabalho em equipe, fazendo com que se pense novamente na necessidade de unir forças a fim de aumentar a produtividade e o crescimento coletivo e individual.

Com os programas de qualidade, esta forma de trabalhar voltou como uma onda muito forte ao cotidiano de muitas pessoas. Atualmente, é raro encontrarmos empresas em que não se exige das pessoas esse comportamento. Porém, para poder desenvolver essa metodologia de trabalho de maneira eficaz, um ingrediente fundamental é algo muito escasso nas organizações: o tempo. Isso é um dos primeiros elementos que faz com que pensemos na eficácia ou não do método: é possível trabalhar assim, ou será que a teoria jamais corresponde à prática?

Uma verdadeira equipe de trabalho precisa de tempo para que seus membros possam, por exemplo, ajustar suas diferenças individuais, sejam elas de percepção, de forma de trabalhar, de relações. Este é o primeiro passo para o caminho em direção à produtividade da equipe; quando uma equipe amadurece, estas diferenças são colocadas a serviço do coletivo. O primeiro amadurecimento necessário também para a efetivação desta prática é o amadurecimento individual: se o profissional não estiver suficientemente ciente de suas necessidades, das dificuldades e do árduo trabalho que esta prática requer, ele não estará preparado para integrar esse tipo de programa.

Além deste aspecto, o verdadeiro trabalho em equipe implica em uma organização interna de papéis, recursos e dinâmica de funcionamento, acertos de convivência, grau de autonomia decisória e relações com o líder. As equipes de trabalho representam um campo propício para que se desenvolvam e apareçam verdadeiros líderes. A liderança é um outro fator imprescindível para que se possa trabalhar em equipe: em qualquer grupo, com qualquer finalidade, sempre há alguém que se sobressai profissionalmente. Portanto, esteja sempre preparado para desabrochar enquanto líder ou para acompanhar o desenvolvimento de um colega que irá demonstrar essas habilidades. Procure não invejar, mas sim espelhar-se nele.

Para chegar ao estado de produtividade ideal, é importante que a equipe separe periodicamente um espaço e um tempo para realizar alinhamentos: das expectativas, das relações, dos conflitos, das individualidades em direção aos objetivos e aos resultados. Desta forma é mais adequada a construção daquilo que se denomina “pactos de convivência” entre os membros da equipe. São condições, expectativas e percepções individuais explicitadas e negociadas em relação à situação em que a equipe se encontra, ou deseja chegar. Construir um pacto deste tipo implica, portanto, em sentar junto com uma certa periodicidade e resolver questões essenciais, como, por exemplo:

• definição de objetivos e metas

• divisão de papéis e funções

• ajustes interpessoais • resolução de conflitos

• definição da organização do trabalho e dos níveis de autonomia

• relações com o líder

Conversar é essencial. Não espere que uma equipe vá gerar bons frutos caso ela não tenha um contato frequente e não seja mediada por alguém. Um dos pontos mais legais desta prática é o fato de que os conflitos são gerados e resolvidos dentro de um mesmo contexto, o que otimiza relações e produtividades, pois geralmente dispensa a intervenção de terceiros.

Fonte: http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/blog/posts/trabalho-em-equipe-realidade-ouutopia/. Acesso em: 20 fev. 2014.

“Trabalho em equipe: realidade ou utopia?”

Muito se fala, atualmente, em chavões como “A união faz a força” e “duas cabeças pensam melhor que uma”. Velhos ditos populares do tempo de nossos avós redescobriram sua força nos ambientes profissionais. Nos últimos tempos, as empresas passaram a repensar a questão do trabalho em equipe, fazendo com que se pense novamente na necessidade de unir forças a fim de aumentar a produtividade e o crescimento coletivo e individual.

Com os programas de qualidade, esta forma de trabalhar voltou como uma onda muito forte ao cotidiano de muitas pessoas. Atualmente, é raro encontrarmos empresas em que não se exige das pessoas esse comportamento. Porém, para poder desenvolver essa metodologia de trabalho de maneira eficaz, um ingrediente fundamental é algo muito escasso nas organizações: o tempo. Isso é um dos primeiros elementos que faz com que pensemos na eficácia ou não do método: é possível trabalhar assim, ou será que a teoria jamais corresponde à prática?

Uma verdadeira equipe de trabalho precisa de tempo para que seus membros possam, por exemplo, ajustar suas diferenças individuais, sejam elas de percepção, de forma de trabalhar, de relações. Este é o primeiro passo para o caminho em direção à produtividade da equipe; quando uma equipe amadurece, estas diferenças são colocadas a serviço do coletivo. O primeiro amadurecimento necessário também para a efetivação desta prática é o amadurecimento individual: se o profissional não estiver suficientemente ciente de suas necessidades, das dificuldades e do árduo trabalho que esta prática requer, ele não estará preparado para integrar esse tipo de programa.

Além deste aspecto, o verdadeiro trabalho em equipe implica em uma organização interna de papéis, recursos e dinâmica de funcionamento, acertos de convivência, grau de autonomia decisória e relações com o líder. As equipes de trabalho representam um campo propício para que se desenvolvam e apareçam verdadeiros líderes. A liderança é um outro fator imprescindível para que se possa trabalhar em equipe: em qualquer grupo, com qualquer finalidade, sempre há alguém que se sobressai profissionalmente. Portanto, esteja sempre preparado para desabrochar enquanto líder ou para acompanhar o desenvolvimento de um colega que irá demonstrar essas habilidades. Procure não invejar, mas sim espelhar-se nele.

Para chegar ao estado de produtividade ideal, é importante que a equipe separe periodicamente um espaço e um tempo para realizar alinhamentos: das expectativas, das relações, dos conflitos, das individualidades em direção aos objetivos e aos resultados. Desta forma é mais adequada a construção daquilo que se denomina “pactos de convivência” entre os membros da equipe. São condições, expectativas e percepções individuais explicitadas e negociadas em relação à situação em que a equipe se encontra, ou deseja chegar. Construir um pacto deste tipo implica, portanto, em sentar junto com uma certa periodicidade e resolver questões essenciais, como, por exemplo:

• definição de objetivos e metas

• divisão de papéis e funções

• ajustes interpessoais • resolução de conflitos

• definição da organização do trabalho e dos níveis de autonomia

• relações com o líder

Conversar é essencial. Não espere que uma equipe vá gerar bons frutos caso ela não tenha um contato frequente e não seja mediada por alguém. Um dos pontos mais legais desta prática é o fato de que os conflitos são gerados e resolvidos dentro de um mesmo contexto, o que otimiza relações e produtividades, pois geralmente dispensa a intervenção de terceiros.

Fonte: http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/blog/posts/trabalho-em-equipe-realidade-ouutopia/. Acesso em: 20 fev. 2014.

“Trabalho em equipe: realidade ou utopia?”

Muito se fala, atualmente, em chavões como “A união faz a força” e “duas cabeças pensam melhor que uma”. Velhos ditos populares do tempo de nossos avós redescobriram sua força nos ambientes profissionais. Nos últimos tempos, as empresas passaram a repensar a questão do trabalho em equipe, fazendo com que se pense novamente na necessidade de unir forças a fim de aumentar a produtividade e o crescimento coletivo e individual.

Com os programas de qualidade, esta forma de trabalhar voltou como uma onda muito forte ao cotidiano de muitas pessoas. Atualmente, é raro encontrarmos empresas em que não se exige das pessoas esse comportamento. Porém, para poder desenvolver essa metodologia de trabalho de maneira eficaz, um ingrediente fundamental é algo muito escasso nas organizações: o tempo. Isso é um dos primeiros elementos que faz com que pensemos na eficácia ou não do método: é possível trabalhar assim, ou será que a teoria jamais corresponde à prática?

Uma verdadeira equipe de trabalho precisa de tempo para que seus membros possam, por exemplo, ajustar suas diferenças individuais, sejam elas de percepção, de forma de trabalhar, de relações. Este é o primeiro passo para o caminho em direção à produtividade da equipe; quando uma equipe amadurece, estas diferenças são colocadas a serviço do coletivo. O primeiro amadurecimento necessário também para a efetivação desta prática é o amadurecimento individual: se o profissional não estiver suficientemente ciente de suas necessidades, das dificuldades e do árduo trabalho que esta prática requer, ele não estará preparado para integrar esse tipo de programa.

Além deste aspecto, o verdadeiro trabalho em equipe implica em uma organização interna de papéis, recursos e dinâmica de funcionamento, acertos de convivência, grau de autonomia decisória e relações com o líder. As equipes de trabalho representam um campo propício para que se desenvolvam e apareçam verdadeiros líderes. A liderança é um outro fator imprescindível para que se possa trabalhar em equipe: em qualquer grupo, com qualquer finalidade, sempre há alguém que se sobressai profissionalmente. Portanto, esteja sempre preparado para desabrochar enquanto líder ou para acompanhar o desenvolvimento de um colega que irá demonstrar essas habilidades. Procure não invejar, mas sim espelhar-se nele.

Para chegar ao estado de produtividade ideal, é importante que a equipe separe periodicamente um espaço e um tempo para realizar alinhamentos: das expectativas, das relações, dos conflitos, das individualidades em direção aos objetivos e aos resultados. Desta forma é mais adequada a construção daquilo que se denomina “pactos de convivência” entre os membros da equipe. São condições, expectativas e percepções individuais explicitadas e negociadas em relação à situação em que a equipe se encontra, ou deseja chegar. Construir um pacto deste tipo implica, portanto, em sentar junto com uma certa periodicidade e resolver questões essenciais, como, por exemplo:

• definição de objetivos e metas

• divisão de papéis e funções

• ajustes interpessoais • resolução de conflitos

• definição da organização do trabalho e dos níveis de autonomia

• relações com o líder

Conversar é essencial. Não espere que uma equipe vá gerar bons frutos caso ela não tenha um contato frequente e não seja mediada por alguém. Um dos pontos mais legais desta prática é o fato de que os conflitos são gerados e resolvidos dentro de um mesmo contexto, o que otimiza relações e produtividades, pois geralmente dispensa a intervenção de terceiros.

Fonte: http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/blog/posts/trabalho-em-equipe-realidade-ouutopia/. Acesso em: 20 fev. 2014.

“Trabalho em equipe: realidade ou utopia?”

Muito se fala, atualmente, em chavões como “A união faz a força” e “duas cabeças pensam melhor que uma”. Velhos ditos populares do tempo de nossos avós redescobriram sua força nos ambientes profissionais. Nos últimos tempos, as empresas passaram a repensar a questão do trabalho em equipe, fazendo com que se pense novamente na necessidade de unir forças a fim de aumentar a produtividade e o crescimento coletivo e individual.

Com os programas de qualidade, esta forma de trabalhar voltou como uma onda muito forte ao cotidiano de muitas pessoas. Atualmente, é raro encontrarmos empresas em que não se exige das pessoas esse comportamento. Porém, para poder desenvolver essa metodologia de trabalho de maneira eficaz, um ingrediente fundamental é algo muito escasso nas organizações: o tempo. Isso é um dos primeiros elementos que faz com que pensemos na eficácia ou não do método: é possível trabalhar assim, ou será que a teoria jamais corresponde à prática?

Uma verdadeira equipe de trabalho precisa de tempo para que seus membros possam, por exemplo, ajustar suas diferenças individuais, sejam elas de percepção, de forma de trabalhar, de relações. Este é o primeiro passo para o caminho em direção à produtividade da equipe; quando uma equipe amadurece, estas diferenças são colocadas a serviço do coletivo. O primeiro amadurecimento necessário também para a efetivação desta prática é o amadurecimento individual: se o profissional não estiver suficientemente ciente de suas necessidades, das dificuldades e do árduo trabalho que esta prática requer, ele não estará preparado para integrar esse tipo de programa.

Além deste aspecto, o verdadeiro trabalho em equipe implica em uma organização interna de papéis, recursos e dinâmica de funcionamento, acertos de convivência, grau de autonomia decisória e relações com o líder. As equipes de trabalho representam um campo propício para que se desenvolvam e apareçam verdadeiros líderes. A liderança é um outro fator imprescindível para que se possa trabalhar em equipe: em qualquer grupo, com qualquer finalidade, sempre há alguém que se sobressai profissionalmente. Portanto, esteja sempre preparado para desabrochar enquanto líder ou para acompanhar o desenvolvimento de um colega que irá demonstrar essas habilidades. Procure não invejar, mas sim espelhar-se nele.

Para chegar ao estado de produtividade ideal, é importante que a equipe separe periodicamente um espaço e um tempo para realizar alinhamentos: das expectativas, das relações, dos conflitos, das individualidades em direção aos objetivos e aos resultados. Desta forma é mais adequada a construção daquilo que se denomina “pactos de convivência” entre os membros da equipe. São condições, expectativas e percepções individuais explicitadas e negociadas em relação à situação em que a equipe se encontra, ou deseja chegar. Construir um pacto deste tipo implica, portanto, em sentar junto com uma certa periodicidade e resolver questões essenciais, como, por exemplo:

• definição de objetivos e metas

• divisão de papéis e funções

• ajustes interpessoais • resolução de conflitos

• definição da organização do trabalho e dos níveis de autonomia

• relações com o líder

Conversar é essencial. Não espere que uma equipe vá gerar bons frutos caso ela não tenha um contato frequente e não seja mediada por alguém. Um dos pontos mais legais desta prática é o fato de que os conflitos são gerados e resolvidos dentro de um mesmo contexto, o que otimiza relações e produtividades, pois geralmente dispensa a intervenção de terceiros.

Fonte: http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/blog/posts/trabalho-em-equipe-realidade-ouutopia/. Acesso em: 20 fev. 2014.

“A visão da cultura organizacional por profissionais de secretariado”

O papel do profissional de secretariado é extremamente relevante para a vida produtiva das organizações, pois este profissional possui uma visão sobre a sua cultura, possibilitando uma reflexão e questionamento do comportamento organizacional.

Alguns caminhos definidos por FLEURY (1991) podem ajudar a desvendar a cultura de uma organização. São eles: "O histórico das organizações, as crises ou expansões, a socialização dos novos membros, os recursos humanos, o processo de comunicação, a organização do processo de trabalho, as técnicas de investigação".

Hoje, o(a) secretário(a), por meio de suas qualificações, explora com clareza os caminhos traçados por FLEURY, para reconhecer a cultura da organização onde atua. Inclusive, ele só poderá desenvolver o seu trabalho e trazer resultados eficazes se realmente conhecer o histórico, a evolução da empresa, os processos de trabalho, os sistemas de comunicação e as pessoas.

Uma enquete foi realizada com alguns profissionais de Secretariado, do sexo feminino, que atuam em empresas de grande porte, em Belo Horizonte, Minas Gerais, visando conhecer a sua cultura organizacional.

O questionário, denominado "culturas de organizações", foi dividido em cinco blocos: como a organização trata o indivíduo, como as pessoas são controladas e influenciadas, se há um líder em uma organização, quem são as pessoas que fazem bem à organização, como a cultura de sua organização é traçada e como o profissional de secretariado pode influenciar na cultura da organização. O questionário utilizado foi formulado por HANDY (1987) no livro "Deuses da administração: transformando organizações", e adaptado pela autora deste artigo.

Pelas respostas obtidas, observa-se que:

O profissional de secretariado descreve o valor do indivíduo através de sua disponibilização de tempo à direção da empresa, ou seja, ele trabalha em função do que é ditado pelos que "movimentam a organização". Percebe-se que existe uma cultura arraigada vigente aos valores dos dirigentes.

Que a liderança, outro item abordado, reflete nos interesses intrínsecos das pessoas que desenvolvem seu trabalho em cima de punições e/ou gratificações e que possuem líderes preocupados com o crescimento do indivíduo.

Nos processos de trabalho, o indivíduo, assumindo a sua força de trabalho, deverá desenvolvê-lo assumindo riscos, ser devidamente informado, ser competente, relacionar-se bem e ser compromissado com a organização.

Quanto à cultura organizacional, as secretárias afirmam que ela ocorre através dos valores dos donos, acionistas ou dirigentes das empresas.

E, por fim, o profissional de secretariado acredita que ele pode influenciar a cultura da organização quando ele busca inovações para a empresa, introduzindo uma "nova cultura".

Nas organizações existem sempre conflitos entre os objetivos individuais e os objetivos organizacionais, ou seja, a sua cultura. Na medida em que as organizações pressionam para alcançar os seus objetivos, elas privam os indivíduos da satisfação de seus objetivos pessoais e vice-versa. A reciprocidade entre indivíduos e organizações e suas relações de intercâmbio são importantes para o estudo das organizações. Para que as organizações possam sobreviver e se desenvolver, para que exista a revitalização e a renovação, deve-se rever a respectiva cultura organizacional. Cada organização é um sistema complexo e humano com características próprias, com a sua própria cultura e com um sistema de valores que determinam os sistemas de informação e os procedimentos de trabalho. Todo esse conjunto de variáveis deve ser continuamente observado, analisado e aperfeiçoado para que resultem em produtividade e motivação ótimas.

Neste aspecto, o profissional de secretariado descreve a cultura por meio de seus fundadores e a história da fundação, as habilidades específicas da empresa e as formas como são exercidas as atividades, os valores no sentido de distinguir entre o que seja qualidade ou não. E assim, este profissional, além de perceber a cultura de sua organização, acredita que pode influenciá-la com a formulação de hipóteses, discutindo-as, confrontando as informações, analisando-as, e traçando, assim, uma abordagem real da organização, pois o(a) secretário(a) se relaciona em todas as áreas da empresa, exercendo atividades gerencial e executiva no qual trabalha para empresa e em equipe, gerenciando pessoas e informações.

Fonte: http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/a-visao-da-cultura-organizacional-porprofissionais- de-secretariado/48721/. Acesso em: 20 fev. 2014.

“A visão da cultura organizacional por profissionais de secretariado”

O papel do profissional de secretariado é extremamente relevante para a vida produtiva das organizações, pois este profissional possui uma visão sobre a sua cultura, possibilitando uma reflexão e questionamento do comportamento organizacional.

Alguns caminhos definidos por FLEURY (1991) podem ajudar a desvendar a cultura de uma organização. São eles: "O histórico das organizações, as crises ou expansões, a socialização dos novos membros, os recursos humanos, o processo de comunicação, a organização do processo de trabalho, as técnicas de investigação".

Hoje, o(a) secretário(a), por meio de suas qualificações, explora com clareza os caminhos traçados por FLEURY, para reconhecer a cultura da organização onde atua. Inclusive, ele só poderá desenvolver o seu trabalho e trazer resultados eficazes se realmente conhecer o histórico, a evolução da empresa, os processos de trabalho, os sistemas de comunicação e as pessoas.

Uma enquete foi realizada com alguns profissionais de Secretariado, do sexo feminino, que atuam em empresas de grande porte, em Belo Horizonte, Minas Gerais, visando conhecer a sua cultura organizacional.

O questionário, denominado "culturas de organizações", foi dividido em cinco blocos: como a organização trata o indivíduo, como as pessoas são controladas e influenciadas, se há um líder em uma organização, quem são as pessoas que fazem bem à organização, como a cultura de sua organização é traçada e como o profissional de secretariado pode influenciar na cultura da organização. O questionário utilizado foi formulado por HANDY (1987) no livro "Deuses da administração: transformando organizações", e adaptado pela autora deste artigo.

Pelas respostas obtidas, observa-se que:

O profissional de secretariado descreve o valor do indivíduo através de sua disponibilização de tempo à direção da empresa, ou seja, ele trabalha em função do que é ditado pelos que "movimentam a organização". Percebe-se que existe uma cultura arraigada vigente aos valores dos dirigentes.

Que a liderança, outro item abordado, reflete nos interesses intrínsecos das pessoas que desenvolvem seu trabalho em cima de punições e/ou gratificações e que possuem líderes preocupados com o crescimento do indivíduo.

Nos processos de trabalho, o indivíduo, assumindo a sua força de trabalho, deverá desenvolvê-lo assumindo riscos, ser devidamente informado, ser competente, relacionar-se bem e ser compromissado com a organização.

Quanto à cultura organizacional, as secretárias afirmam que ela ocorre através dos valores dos donos, acionistas ou dirigentes das empresas.

E, por fim, o profissional de secretariado acredita que ele pode influenciar a cultura da organização quando ele busca inovações para a empresa, introduzindo uma "nova cultura".

Nas organizações existem sempre conflitos entre os objetivos individuais e os objetivos organizacionais, ou seja, a sua cultura. Na medida em que as organizações pressionam para alcançar os seus objetivos, elas privam os indivíduos da satisfação de seus objetivos pessoais e vice-versa. A reciprocidade entre indivíduos e organizações e suas relações de intercâmbio são importantes para o estudo das organizações. Para que as organizações possam sobreviver e se desenvolver, para que exista a revitalização e a renovação, deve-se rever a respectiva cultura organizacional. Cada organização é um sistema complexo e humano com características próprias, com a sua própria cultura e com um sistema de valores que determinam os sistemas de informação e os procedimentos de trabalho. Todo esse conjunto de variáveis deve ser continuamente observado, analisado e aperfeiçoado para que resultem em produtividade e motivação ótimas.

Neste aspecto, o profissional de secretariado descreve a cultura por meio de seus fundadores e a história da fundação, as habilidades específicas da empresa e as formas como são exercidas as atividades, os valores no sentido de distinguir entre o que seja qualidade ou não. E assim, este profissional, além de perceber a cultura de sua organização, acredita que pode influenciá-la com a formulação de hipóteses, discutindo-as, confrontando as informações, analisando-as, e traçando, assim, uma abordagem real da organização, pois o(a) secretário(a) se relaciona em todas as áreas da empresa, exercendo atividades gerencial e executiva no qual trabalha para empresa e em equipe, gerenciando pessoas e informações.

Fonte: http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/a-visao-da-cultura-organizacional-porprofissionais- de-secretariado/48721/. Acesso em: 20 fev. 2014.