A redação do manual administrativo deve ser clara e curta. Ela deve, também, evitar ambiguidades, além de utilizar tom formal, ter uniformidade de estilo, utilizar tão somente terminologias técnicas – quando for imprescindível e inteligível –, ser geral e não específico, ser abstrato e não concreto, bem como deve preferir os verbos na forma ativa e não na forma passiva.

O levantamento de informações é a fase do manual administrativo inicial de contato dos analistas internos e(ou) externos à organização com os futuros usuários do manual. Os responsáveis por tal tarefa devem realizar: entrevistas com os principais profissionais; visitas às instalações da empresa; e estudos de documentação, como, por exemplo, organogramas, manuais preexistentes, balanços e demonstrativos de cursos.

A definição dos objetivos do manual administrativo é a razão de ser do manual. Essa é primeira e básica fase de elaboração do manual administrativo, dado que do estabelecimento dos objetivos a serem alcançados depende todo o trabalho a ser desenvolvido de forma posterior.

Visando à elaboração de um manual administrativo, devem ser seguidas algumas fases, que podem representar procedimentos basicamente padrões, tais como definição do objetivo do manual, escolha dos responsáveis pela preparação, análise preliminar da organização, planejamento das atividades, levantamento de informações, elaboração propriamente dita, distribuição, instrução aos usuários e acompanhamento do uso.

O índice numérico ou sumário é a parte do manual administrativo que contém o índice básico com a indicação do assunto e do número da página. Ele deve ser detalhado de forma suficiente para permitir a rápida localização da informação que se faz necessária.

O manual administrativo pode ser elaborado da forma mais completa possível, em geral, um manual possui as seguintes partes básicas: índice numérico ou sumário; apresentação; instruções para uso; conteúdo básico; apêndice ou anexo; glossário; índice temático; e bibliografia.

O Manual de Redação da Presidência da República (2018) define que o assunto deve dar a ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta. Sendo assim, segundo o referido Manual, assinale a alternativa que apresenta uma forma INCORRETA de grafar o assunto no documento no padrão ofício.

Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte formatação:

I – margem lateral esquerda: no mínimo, 3 cm de largura;

II – área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel;

III – impressão: na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho);

IV – área de rodapé: nos 3 cm da margem inferior do documento;

Marque a alternativa correta:

Sobre redação oficial podemos afirmar, exceto:

O atributo da precisão complementa a clareza e caracteriza-se por:

I – articulação da linguagem comum ou técnica para a perfeita compreensão da ideia veiculada no texto;

II – busca da uniformidade do tempo nominal em todo o texto;

III – manifestação do pensamento ou da ideia com as mesmas palavras, evitando o emprego de sinonímia com propósito meramente estilístico;

IV – escolha de expressão ou palavra que não confira duplo sentido ao texto;

Marque a alternativa correta: