A qualidade básica do texto oficial é a clareza, que se define pelo texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor.

As comunicações oficiais devem ter como objetivo assegurar uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes.

É necessário considerar o Serviço Público como um único comunicador. Já no caso do receptor, temos o próprio Serviço Público (de um órgão para outro) ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

Exige o uso do padrão culto da língua, de modo a consagrar uma linguagem burocrática, com preferência pelo uso de determinadas expressões de tradição, incluindo, necessariamente, vocábulos de circulação restrita, de modo que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.