Para eventos corporativos de grande porte, natureza complexa, que envolvem muitos parceiros e interface com muitos atores, o estabelecimento de metas é particularmente útil. No estabelecimento de objetivos, um conjunto de critérios resumidos pelo acrônimo SMART (em inglês) é particularmente útil. São eles respectivamente:

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421994 Ano: 2015
Disciplina: Relações Públicas
Banca: BIO-RIO
Orgão: IF-RJ

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Tecnólogo - Gestão de Eventos
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Gestão em Relações PúblicasPlanejamento Estratégico

Na etapa do planejamento de análise da situação, uma ferramenta muito útil é a análise SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats), no Brasil também conhecida como FOFA(forças, oportunidade, fraquezas, ameaças). esquematicamente, a análise SWAT é assim representada:
Enunciado 421994-1

Os números I, II, III e IV são substituídos respectivamente por:

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421993 Ano: 2015
Disciplina: Relações Públicas
Banca: BIO-RIO
Orgão: IF-RJ

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Tecnólogo - Gestão de Eventos
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EventosPlanejamento de Eventos
Organização de Eventos nas Relações Públicas

O bom planejamento dos recursos humanos para eventos é considerado especialmente importante. Os objetivos de gerencialmente de recursos humanos têm de atender aos critérios SMART; a partir dessa análise, algumas áreas nas quais a organização pode fixar objetivos de apoio ao gerenciamento de RH podem ser estabelecidos. Avalie se as afirmativas a seguir, relacionadas com alguns exemplos desses objetivos estão corretas:

I. Contenção de custos: pode ser obtida por meio de aumento de produtividade dos funcionários.

II. Melhoria da qualidade: pode ser obtida por intermédio de um bom recrutamento e seleção e de um treinamento eficaz dos funcionários da organizadora, dos temporários e da equipe de voluntariado.

III. Melhor eficácia organizacional: pode ser conseguida por um planejamento de funções mais atento e rigoroso, por mudanças na estrutura organizacional e por ações específicas que visem à melhoria nas relações humanas por parte de todos os envolvidos.

Assinale a alternativa correta:

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421992 Ano: 2015
Disciplina: Relações Públicas
Banca: BIO-RIO
Orgão: IF-RJ

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Tecnólogo - Gestão de Eventos
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EventosPlanejamento de Eventos
EventosCerimonial
EventosProtocolo
EventosPromoção Institucional
Organização de Eventos nas Relações Públicas

“A principal área de decisão estratégica para os gerentes de eventos com respeito aos recursos humanos é a formação de pessoal, pois sem ela não há nada para se “estrategizar”!

(Allen, O’Toole, McDonnell, Harris: Organização e Gestão de Eventos, ed. campus, 6ª tiragem p. 77)

Avalie se, nesse processo, notadamente em eventos de médio e grande porte, as seguintes ações são fundamentais para o adequado planejamento do evento:

I. Decidir o número de funcionários necessários para a realização de cada tarefa.

II. Determinar a composição necessária de capacidades, qualificações e experiência requerida por cada função de cada tarefa.

III. Determinar o momento em que a execução de cada tarefa deve começar, em quanto tempo ela será executada, e se há tarefas que têm de ser executadas antes dela e quais dependem dela para ser iniciadas.

IV. Avaliar se para a execução de cada tarefa será necessária a contratação de serviços terceirizados, em que momento e por quanto tempo.

Estão corretas as ações:

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421991 Ano: 2015
Disciplina: Relações Públicas
Banca: BIO-RIO
Orgão: IF-RJ

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Tecnólogo - Gestão de Eventos
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EventosPlanejamento de Eventos
EventosCerimonial
EventosProtocolo
EventosAvaliação de Eventos
EventosPromoção Institucional
Organização de Eventos nas Relações Públicas

Imagine que um congresso de grande porte será realizado em três dias consecutivos, em um Centro de Convenções com capacidade para suportar o evento. O espaço necessário no Centro de Convenções terá então de ser alugado por um certo período. Em relação às datas de montagem e de desmontagem do evento é correto afirmar que:

A

a montagem deve ser realizada nos dias imediatamente anteriores ao evento, no menor número possível de dias, e a desmontagem, no dia seguinte ao do encerramento.

B

a montagem deve ser realizada de modo a estar encerrada ao menos quatro dias antes da abertura do evento, para haver tempo suficiente para se proceder a correções de rumo, e a desmontagem, nos dias seguintes ao do encerramento; não há necessidade de se proceder à desmontagem com rapidez.

C

a montagem deve ser realizada de modo a estar encerrada ao menos quatro dias antes da abertura do evento, para haver tempo suficiente para se proceder a correções de rumo, e a desmontagem deve se iniciar, paralela ao evento, a partir do último dia. Assim, enquanto as sessões do último dia se realizam, o evento já vai sendo desmontado.

D

a montagem deve ser realizada nos dias imediatamente anteriores ao evento, com calma, para nada dar errado pois mais importante do que o tempo em que será realizada é garantir que tudo estará perfeito; assim, deve-se sempre planejar um dia adicional de montagem; a desmontagem deve se iniciar, paralela ao evento, já a partir do dia de abertura do evento.

E

a montagem deve ser realizada com muita antecedência, para garantir uma montagem ótima; a desmontagem deve começar no dia seguinte ao do encerramento e levar alguns dias, pois não há preocupação com prazos.

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421990 Ano: 2015
Disciplina: Relações Públicas
Banca: BIO-RIO
Orgão: IF-RJ

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Tecnólogo - Gestão de Eventos
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EventosPlanejamento de Eventos
EventosCerimonial
EventosProtocolo
EventosAvaliação de Eventos
EventosPromoção Institucional
Organização de Eventos nas Relações Públicas

Uma etapa fundamental do gerenciamento de um evento é o controle. Controlar significa garantir que todas as atividades relacionadas à organização do evento estejam dentro do esperado. O controle envolve e impacta a logística, os recursos humanos, a administração e requer duas ações complementares: o processamento da informação e o feedback. Avalie se, basicamente, o controle consiste das três etapas a seguir descritas:

I. Estabelecimento de padrões mensuráveis de desempenho.

II. Identificação de desvios dos padrões de desempenho.

III. Correção dos desvios.

Está correto o que se descreve em:

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421989 Ano: 2015
Disciplina: Relações Públicas
Banca: BIO-RIO
Orgão: IF-RJ

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Tecnólogo - Gestão de Eventos
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EventosPlanejamento de Eventos
EventosCerimonial
EventosProtocolo
EventosAvaliação de Eventos
EventosPromoção Institucional
Organização de Eventos nas Relações Públicas

O controle de um evento pode custar caro em termos de dinheiro e de tempo. A adequada seleção dos mecanismos de controle podem aumentar a eficácia e reduzir custos. Os mecanismos de controle devem ter as seguintes características, EXCETO UMA, que está ERRADA. Assinale-a.

A

ser significativos e eficazes: para isso, devem ser direcionados exclusivamente às áreas que contribuem para o sucesso do evento; tais áreas devem ser previamente identificadas.

B

ser simples: um sistema de controle complicado pode perder eficácia, ser mal dirigido e terminar por gerar mais desconforto do que ganhos.

C

ser relevantes: os controles devem corresponder a cada área do gerenciamento e ser distribuídos para as pessoas que têm a responsabilidade de pô-los em execução.

D

ser oportunos e inflexíveis: os desvios em relação ao plano devem ser identificados previamente, antes que apresentem desdobramentos; para isso têm de ser inflexíveis, não podem ter de responder a revisões de última hora.

E

ser capazes de indicar uma providência: os mecanismos de controle são tão mais eficientes quanto mais capazes são de apontar providências corretivas quando se verifica discrepância entre o planejado e a realidade.

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421988 Ano: 2015
Disciplina: Relações Públicas
Banca: BIO-RIO
Orgão: IF-RJ

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Gestão em Relações PúblicasPlanejamento Estratégico
Gestão em Relações PúblicasGestão de Projetos
EventosPlanejamento de Eventos
EventosCerimonial
EventosProtocolo
EventosAvaliação de Eventos
EventosPromoção Institucional
Organização de Eventos nas Relações Públicas

Enunciado 421988-1

A imagem acima, meramente ilustrativa, mostra uma ferramenta muito usada na logística de um evento. Trata-se de um gráfico de Gantt, usado no gerenciamento de projetos como uma representação visual do cronograma. Avalie se o uso do gráfico de Gantt em um evento tem as seguintes vantagens:

I. Comunica eficazmente e é uma ferramenta de controle.

II. Ajuda a apontar conflitos de horários e área problemáticas.

III. É de fácil adaptação e uso em todas as áreas do evento.

IV. Fornece um resumo do histórico do evento.

Estão corretas:

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421987 Ano: 2015
Disciplina: Relações Públicas
Banca: BIO-RIO
Orgão: IF-RJ

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EventosPlanejamento de Eventos
EventosCerimonial
EventosProtocolo
EventosPromoção Institucional
Organização de Eventos nas Relações Públicas

Avalie se, na organização de um evento, as afirmativas a seguir, relativas ao comando ou direção, constituem regras básicas falsas (F) ou verdadeiras (V) para o comando eficaz:

✓ A pessoa no comando deve conhecer todas as ações a serem realizadas em seus mínimos detalhes, a fim de não delegar tais ações a subordinados especialistas.

✓ É preferível tomar uma decisão rápida, mesmo que imperfeita, a não tomar decisão alguma e protelar o problema.

✓ Sempre visar a concluir as tarefas e processos sob seu comando.

✓ Evitar despender tempo e energia em discussões que agravem a relação com outros agentes envolvidos na organização.

As afirmativas são respectivamente: