No que se refere aos estilos de gerência da informação, James McGee e Laurence Prusak definem que a ausência completa de uma gerência da informação, que deixa a cargo dos indivíduos obter e gerenciar sua própria informação, é o estilo denominado:
Nas comunicações administrativas, o elemento utilizado numa mensagem para reduzir os riscos de ruído, sendo uma informação que se transmite adicionalmente para proporcionar compreensão a fim de reiterar determinadas frases, explicações e esclarecimentos adicionais, denomina-se:
Nos termos do Manual da Secretária, de João Bosco Medeiros e Sonia Hernandes, o valor do documento é determinado levando-se em consideração todas as finalidades que possui e seu tempo de vigência, que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. Desta forma, os documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto é, sem eles a empresa não tem condições de funcionar, são classificados como documentos:
O conceito de uma arquitetura da informação organizacional pressupõe a existência, no espaço da informação, de disponibilidade e qualidade dos dados externos, de processamento de informação e estilos de processo decisório e, ainda, de redes de comunicação, sendo cada um desses espaços relacionado, respectivamente, aos elementos:
Entre os requisitos para exercer a profissão de Secretário Executivo estão o conhecimento e o domínio da tecnologia. Portanto, é possível dizer que:
I. O GED – Gerenciamento Eletrônico de informação – também pode ser chamado de Processamento Eletrônico de Imagens. Esse gerenciamento é o caminho que a informação irá seguir desde o surgimento até o arquivamento.
II. A agilidade do trabalho secretarial se dá, também, pelo domínio dos programas de comunicação instantânea, a exemplo do Messenger e ICQ.
III. Os novos computadores de bolso, mais conhecidos como Palmtop, são poderosas ferramentas e ajudam na otimização do tempo.
IV. A Internet possibilita a conquista de novos mercados, mas não faz prosperar as fronteiras das ações secretariais e empresariais.
Para o profissional secretário, é possível afirmar:
I. A capacidade de interação, de negociação e de solução de conflitos é imprescindível no trato das relações interpessoais, seja com clientes, fornecedores, seja com subordinados e/ou superiores.
II. O perfil de gestor, assessor, empreendedor e consultor são determinantes do caráter multifuncional da profissão na atualidade.
III. O entendimento dos programas de qualidade, a responsabilidade social e a conduta ética não são elementos importantes para o Secretário Executivo.
IV. A comunicação se processa de várias formas no ambiente organizacional. Para o profissional de secretariado, é imprescindível dominá-la, através de vários elementos, inclusive o de uma importante ferramenta: o feedback.