A linguagem empregada em documento oficial expedido por órgão público deve ser compreensível apenas para seu destinatário.

É facultado ao redator, na confecção de um documento oficial, valer-se tanto da linguagem coloquial quanto da linguagem formal.

Ao redigir texto oficial, o profissional deve cuidar para que a linguagem seja impessoal e as informações sejam registradas de forma clara e sucinta, observando as regras da gramática formal.

O uso da norma padrão, prescrita pelas gramáticas formais, implica, na redação dos documentos oficiais, linguagem rebuscada e ornamentada.

Ao redigir documento oficial, o profissional deverá adequar o texto à realidade linguística do destinatário, podendo, para tanto, valer-se de variações lexicais, morfológicas e sintáticas próprias dos contextos informais.