Os arquivos são os setores responsáveis por reunir, organizar e preservar os documentos produzidos pela entidade ao longo de suas atividades. Sobre os objetivos primários e secundários dos arquivos, analisar a sentença.

Os objetivos primários do arquivo relacionam-se ao atendimento dos fins funcionais, administrativos e jurídicos da instituição ao qual estão vinculados (1ª parte). Os objetivos secundários do arquivo relacionam-se à pesquisa histórica e à cultural (2ª parte).

A sentença está:

Os documentos gerados ou recebidos por pessoas ou instituições no desempenho de suas funções compõem o arquivo. A classificação desses documentos compreende:

I. Suporte.

II. Gênero.

III. Espécie.

Está CORRETO o que se afirma:

A expedição de documentos oficiais é uma etapa fundamental das rotinas administrativas, pois garante a comunicação institucional e a rastreabilidade dos atos administrativos.

Assinale a alternativa correta considerando as práticas corretas relacionadas a esse processo.

Na Secretaria Municipal de Educação, um memorando digital foi enviado do setor de Recursos Humanos para a Diretoria de Ensino, solicitando a redistribuição de professores. Durante a análise, percebeu-se que a tramitação do documento não havia sido registrada no sistema informatizado, dificultando o acompanhamento do processo.

Assinale a alternativa que indica corretamente qual medida deve ser adotada para garantir a correta tramitação e controle do documento.

Em um Instituto de Pesquisa Ambiental, o Setor de Geoprocessamento propõe a eliminação de todos os mapas topográficos digitais e seus metadados, criados no ano de 2012, sob a justificativa de liberar espaço de armazenamento e de que a informação já foi migrada para plataformas mais recentes. O Arquivo Central do Instituto, ao ser consultado, defende a preservação desses arquivos.

De acordo com as diretrizes da gestão documental, assinale a alternativa que indica o procedimento técnico correto a ser adotado pelo Arquivo Central.

A Secretaria de Obras de Chapecó, ao finalizar um projeto de reforma de uma praça, precisa arquivar a documentação correspondente, que inclui plantas, contratos, notas fiscais e relatórios técnicos.

De acordo com os princípios da gestão de documentos, assinale a alternativa que indica corretamente em qual etapa e tipo de arquivo essa documentação deve ser primeiramente armazenada, considerando que ela ainda poderá ser consultada frequentemente para fiscalização ou futuras manutenções.

Ao receber um documento oficial, o setor de protocolo deve adotar procedimentos específicos para garantir a rastreabilidade.

Entre eles, destaca-se:

Ao receber um ofício de outro órgão, o setor de protocolo deve adotar a sequência correta para garantir a tramitação regular do documento.

Essa sequência é:

Um setor administrativo recebeu grande volume de processos físicos referentes a licitações antigas. A fim de otimizar a recuperação da informação, decidiu-se adotar um método de arquivamento baseado na data de ocorrência dos processos.

Nesse caso, o método mais adequado é o:

Em ambientes administrativos e organizacionais, a adoção de protocolos eficientes para o gerenciamento documental é fundamental para garantir o controle, a rastreabilidade e a correta tramitação de informações e processos. Um protocolo bem estruturado deve contemplar todas as etapas, desde a entrada do documento até seu arquivamento final, assegurando que cada registro seja feito de forma adequada e que os documentos cheguem aos setores competentes de maneira organizada.

Considerando essas etapas, assinale qual deve ser a fase inicial de um protocolo eficiente de gerenciamento de documentos.