A Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. O capítulo 8 do seu anexo tem, como escopo, a captura digital da imagem.

Considerando o assunto em questão, analise as orientações a seguir.

I. O processo de captura digital, a partir dos documentos originais, deverá gerar representantes digitais de alta e baixa resoluções, denominados matrizes e derivadas, respectivamente.

II. Para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se a adoção dos formatos abertos (open sources).

Assinale a alternativa correta.

Atualmente, dispõe-se de várias normas e / ou publicações técnicas oriundas do Conselho Nacional de Arquivos e do Conselho Internacional de Arquivos cujo objetivo é auxiliar a prática arquivística, estabelecendo padrões, diretrizes, orientações e requisitos.

Nesse contexto, numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, relacionando o objetivo da norma / publicação técnica à sua respectiva sigla.

COLUNA I
1. Nobrade
2. ISAAR (CPF)
3. ISDF
4. ISDIAH
5. RDC-Arq
6. e-ARQ Brasil


COLUNA II
(    ) Apresenta regras gerais para a normalização de descrições de instituições com acervos arquivísticos.
(    ) Fornece especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e / ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.
(    ) Estabelece diretivas para a preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção de arquivos.
(    ) Estabelece diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística que forneçam descrições de entidades relacionadas à produção e à manutenção de arquivos.
(    ) Indica parâmetros e requisitos para repositórios arquivísticos digitais confiáveis, tendo em vista a perspectiva da necessidade de manutenção dos acervos documentais por longos períodos ou até mesmo permanentemente.
(    ) Estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos.

Assinale a sequência correta.

A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos, fundamentada no estudo das funções, exige pesquisa, análise e organização de informações.

De acordo com o Arquivo Nacional, para que esse processo seja eficaz, é necessário seguir as etapas indicadas na figura a seguir.

BRASIL. Arquivo Nacional. Orientações para o estudo de 

funções. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2024, p. 6.

Tendo como referência a figura apresentada, analise as orientações a seguir.

I. No processo de identificação das competências, não é necessário competências gerais.

II. Na denominação das funções, é recomendado evitar vestígios da estrutura do órgão / entidade.

Assinale a alternativa correta.

O artigo 3º da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, do Ministério de Educação, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino, estabelece que estas deverão indicar ao Ministério da Educação o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico.

De acordo com a portaria em questão, o responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico será designado

“De acordo com a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, os documentos produzidos pela administração pública devem ser protegidos e submetidos a procedimentos e atividades de gestão de documentos. Ressalta-se que a gestão de documentos se justifica em decorrência de seus objetivos primários [...].”

BRASIL. Arquivo Nacional. Guia de gestão de documentos 

para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal.

Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2025, p. 16.

Com base no texto apresentado, analise os objetivos a seguir.

I. Racionalizar a produção de documentos.

II.  Otimizar o uso dos recursos humanos, materiais e financeiros.

III. Assegurar a preservação e o acesso aos documentos destinados à guarda permanente.

IV. Contribuir para a melhoria contínua e o bom funcionamento administrativo da organização, otimizando a tomada de decisões.

Segundo o Arquivo Nacional brasileiro, são objetivos primários da gestão de documentos:

Uma autarquia interfederativa municipal, responsável por executar ações e serviços públicos de saúde em regime de consórcio entre municípios, decidiu revisar seus procedimentos de expedição de correspondências oficiais, buscando maior padronização e eficiência administrativa. A equipe da secretaria executiva elaborou um conjunto de diretrizes para orientar os servidores responsáveis pela rotina de expedição. Com base nos princípios da administração pública e nas boas práticas de gestão documental, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Toda correspondência oficial deve ser registrada em protocolo, preferencialmente eletrônico, antes de sua expedição, assegurando o controle do fluxo documental.
( ) Para garantir a rastreabilidade, as correspondências devem ser expedidas exclusivamente por meio físico, via serviço postal, com Aviso de Recebimento (AR).
( ) A utilização de envelope com timbre institucional é obrigatória somente para correspondências destinadas a autoridades externas à autarquia.
( ) A conferência do destinatário, da assinatura do expedidor autorizado e dos anexos mencionados no conteúdo deve ocorrer antes da selagem e do envio.

A sequência está correta em

O setor de protocolo de determinada prefeitura municipal recebeu uma quantidade expressiva de correspondências oficiais relativas à implementação de um programa social, incluindo documentos confidenciais, ofícios e comunicados. Para garantir a eficiência e a segurança no fluxo documental, estabeleceram-se as seguintes ações; analise-as.

1. Registro detalhado da entrada das correspondências, com identificação do remetente, data, número do processo e destinatário;
2. Distribuição das correspondências somente mediante assinatura do servidor responsável pela unidade destinatária;
3. Realização de cópias para arquivamento, respeitando as normas de reprodução e confidencialidade; e
4. Organização das correspondências recebidas conforme a classificação temática e cronológica para facilitar a consulta futura.

Considerando as práticas de gestão documental em órgãos públicos, são medidas corretas a serem adotadas, EXCETO:

Na identificação dos documentos, quando ainda estão em uso ou consultados com frequência, mesmo que não se movimente mais entre setores de um órgão, são considerados como:

A correspondência é uma espécie de documento escrito que tramita nos órgãos públicos. Nesse sentido, após sua abertura pelo protocolo setorial, faz-se necessária a realização de um procedimento, que é conhecido como:

Durante uma auditoria interna, os responsáveis por um órgão público confundiram o setor de arquivos com a biblioteca institucional. Um dos auditores justificou que ambos os setores guardam “documentos informacionais” e, portanto, poderiam ser tratados da mesma maneira na avaliação de acervos. Diante disso, a arquivista do órgão explicou que a natureza do acervo arquivístico exige tratamento técnico diferenciado. Com base nessa situação, é correto afirmar que arquivos: