Em um órgão público, o setor de Protocolo é responsável por organizar o fluxo de entrada e saída de documentos, garantindo que cada etapa, da recepção à distribuição, seja realizada com segurança e eficiência. Considerando esse cenário, analise as afirmativas a seguir e registre V, para as verdadeiras, e F, para as falsas:

(__) A recepção consiste na entrada de documentos na instituição, devendo ser feita com conferência dos dados essenciais e verificação de integridade.
(__) A classificação de documentos se refere à definição do grau de sigilo do conteúdo, sendo uma etapa exclusiva do setor de segurança institucional.
(__) O registro corresponde à anotação sistemática dos dados do documento recebido, como data de entrada, origem, assunto e destino.
(__) A distribuição consiste no envio dos documentos aos setores responsáveis para análise ou providências, conforme a natureza e o conteúdo do material.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

Em um órgão público, o setor de protocolo é responsável por garantir que todos os documentos recebidos sejam corretamente tratados antes de serem encaminhados aos setores competentes. Certa manhã, a servidora responsável identificou os seguintes casos:

• Um envelope com documentação sigilosa, sem identificação clara do remetente, mas endereçado diretamente ao setor jurídico.
• Um ofício externo com assunto genérico, endereçado à presidência, porém com conteúdo de interesse da área técnica.
• Um memorando interno enviado por e-mail, mas posteriormente impresso para arquivamento e distribuição.
• Um processo físico com prazos administrativos já em andamento, mas que chegou sem número de protocolo.

Com base nas boas práticas de gestão documental e nas etapas do protocolo, avalie as medidas mais adequadas que a servidora deve adotar:

A Secretaria de Educação de um município está reorganizando seus documentos para atender às exigências de auditoria e preservar sua memória institucional. Para isso, uma equipe foi designada para revisar os seguintes conjuntos documentais:

• Conjunto A, listas de presença e atas de reuniões pedagógicas de 2024, ainda em uso para planejamento de 2025.
• Conjunto B, contratos com prestadores de serviço encerrados há dois anos, com prazo legal de guarda de cinco anos.
• Conjunto C, o primeiro Plano Municipal de Educação, datado de 1995, e documentos relacionados à fundação das escolas públicas locais.

Com base nos conceitos arquivísticos, classifique corretamente os conjuntos A, B e C, respectivamente, quanto ao tipo de arquivo:

Durante uma auditoria interna em uma repartição pública, foram identificados diversos problemas relacionados à organização física do acervo documental: pastas rasgadas, etiquetas ilegíveis, dificuldade de localização de documentos com frequência de uso elevado e desorganização no interior das caixas arquivo. Como medida corretiva, a equipe administrativa foi orientada a revisar os acessórios de arquivamento utilizados, promovendo maior eficiência, conservação dos documentos e facilidade de acesso. Considerando as boas práticas de arquivística, analise as ações abaixo:

I. Substituir pastas danificadas por pastas suspensas com etiquetas padronizadas, para garantir durabilidade e melhor identificação visual.
II. Adotar o uso de divisórias internas e separadores alfabéticos ou numéricos, facilitando a ordenação lógica dentro das caixas arquivo.
III. Implantar um sistema de codificação por cores nas etiquetas das pastas, atribuindo significados específicos para cada setor ou tipo documental.

Assinale a alternativa correta:

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir. Considerando a aplicação prática em ambientes organizacionais complexos, assinale V, para verdadeiro ou F, para falso:

(__) A adoção do método alfabético em grandes instituições exige regras rígidas de padronização nominal e uso constante de guias, pois erros na ordenação podem comprometer seriamente a recuperação da informação.
(__) Em empresas com filiais em diversas regiões, o método geográfico pode se tornar ineficiente, já que exige o cruzamento de nomes e códigos, tornando mais lenta a localização do documento.
(__) Métodos ideográficos, baseados em símbolos, cores ou formas, podem oferecer agilidade na identificação visual de documentos, mas exigem treinamento específico dos usuários e uma padronização rigorosa para manter a eficácia do sistema.
(__) Independentemente do método adotado, a eficácia do arquivamento depende mais da classificação lógica dos documentos do que da forma como eles são fisicamente organizados.

Assinale a alternativa que apresenta a sequencia correta:

O controle e a rastreabilidade de correspondências oficiais expedidas são fundamentais para a eficiência da gestão documental em instituições públicas. Em situações em que documentos precisam ser enviados com segurança e comprovação de entrega, o setor responsável deve observar cuidados específicos. A seguir, são apresentadas ações relacionadas ao processo de expedição de correspondência. Avalie e identifique as corretas:

I. Registro da correspondência em sistema próprio, com informações como data, número do documento, remetente, destinatário e tipo de envio.
II. Encaminhamento do documento sem verificação de assinatura ou anexos, pois essa conferência não compete ao setor de expedição.
III. Utilização de meios que garantam a confirmação de entrega, como o Aviso de Recebimento (AR) ou protocolo eletrônico.

São procedimentos adequados à expedição de correspondência o que se afirma em:

Os instrumentos de pesquisa em arquivologia são ferramentas essenciais para facilitar o acesso e a localização de documentos dentro de um acervo. Eles são desenvolvidos a partir da organização e descrição dos documentos, permitindo que pesquisadores encontrem informações de forma mais eficiente. Sobre a produção e a utilização dos instrumentos de pesquisa em arquivos, bem como suas características, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) O inventário descreve conjuntos documentais ou partes do fundo; em sua elaboração são evidenciadas operações básicas de descrição – caracterização diplomática, limites cronológicos, entre outras.

( ) A edição de fontes traz uma relação de vários fundos, na qual cada peça integrante é descrita analiticamente; é, geralmente, utilizada em efemérides.

( ) O guia é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais, respeitada ou não a ordem da classificação.

( ) O repertório deve propiciar uma visão de conjunto dos serviços do arquivo, demonstrando seus recursos, natureza e interesse dos fundos que abriga, além de informar o endereço, dias e horários de consulta, restrições de acesso etc.

A sequência está correta em

As técnicas de conservação, restauração e preservação visam garantir a integridade física e informacional contida nos documentos ao longo do tempo. Considerando que isso envolve medidas preventivas, como controle do ambiente, armazenamento adequado e manuseio correto, além de ações e intervenções quando necessário, relacione adequadamente as colunas a seguir.

( ) Velatura. ( ) Restauração. ( ) Laminação. ( ) Reintegração.
1.Usa-se uma suspensão de fibras para reparar documentos danificados por perda de suporte.
2. Aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha.
3. Conjunto de procedimentos específicos para a recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.
4. Reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura.
A sequência está correta em

[...] todos os arquivistas, bibliotecários e outros profissionais envolvidos com a salvaguarda de heranças culturais sabem que não há nada de mágico na preservação dos arquivos, manuscritos, livros e jornais de uma sociedade. Embora possa parecer prosaico, o sucesso dos programas e projetos de preservação se baseia não em mistérios e milagres, mas sim em sólidos princípios administrativos, planejamento e implementação.

(ELKINGTON, N. E. Manual do RLG para microfilmagem de arquivos. Rio de Janeiro: Projeto conservação preventiva em bibliotecas e arquivos, 2001. p. 15.)

Acerca dos procedimentos e da importância da microfilmagem, assinale a afirmativa INCORRETA.

Considere o registro hipotético a seguir:

Área de identificação
Identificador	BR RJANRIO
Forma(s) autorizada(s) do nome	Arquivo Nacional (AN)
Área de contato
Endereço	Praça da República, 173 - Rio de Janeiro, RJ

Assinale, a seguir, a norma arquivística que indica os três elementos utilizados na descrição – identificador, forma(s) autorizada(s) do nome e endereço – como obrigatórios.