Os documentos podem ser classificados quanto ao gênero, segundo o modo em que a informação foi registrada. São características dos documentos textuais, EXCETO:

Sobre a definição e finalidade do arquivo, assinale V para VERDADEIRO e F para FALSO:

( ) Arquivo é a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que poderão oferecer futuramente.
( ) Para ser funcional um arquivo não precisa ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.
( ) As características essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir.
( ) Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.
( ) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
( ) A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.
( ) O setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais. Seu papel não para por aí, pois objetiva também salvaguardar a documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional.

Após a análise, assinale a alternativa CORRETA, respectivamente:

São métodos indiretos de arquivamento, exceto:

Os arquivos podem ser classificados segundo o valor dos documentos que abrigam, considerando a frequência de uso e a finalidade administrativa ou histórica.
De acordo com a terminologia arquivística, assinale a opção que indica o conjunto documental caracterizado pelo uso administrativo imediato e que está vinculado às atividades rotineiras da instituição.

Durante a tramitação de um processo administrativo da Prefeitura, uma recepcionista identifica um documento interno utilizado para comunicação objetiva entre setores, sem caráter decisório, destinado a solicitar providência ou repassar informação funcional. Considerando a tipologia documental oficial, o documento em questão trata-se de um:

Alguns servidores guardam papéis em gavetas pessoais, outros empilham documentos em mesas para organizar depois, e não há orientação institucional escrita sobre esses procedimentos. Considerando os princípios da eficiência, da continuidade do serviço público e da gestão arquivística de documentos, a prática administrativa mais adequada para assegurar organização, rastreabilidade e segurança da informação é:

Um cidadão entrega, pessoalmente, à recepção, uma carta endereçada à direção do hospital, sem timbre oficial, relatando reclamação sobre o atendimento. Considerando os critérios de identificação e classificação da correspondência, esse documento deve ser tratado como correspondência:

Em um hospital público, a recepção recebe, simultaneamente, um envelope sem identificação do remetente, lacrado, com carimbo “confidencial”, endereçado nominalmente ao diretor da unidade, e outro documento eletrônico protocolado no sistema, sem grau de sigilo, tratando de remanejamento de servidores. Considerando as normas de identificação e classificação da correspondência na Administração Pública, a recepcionista deve:

Um hospital público da cidade mantém fi chas de atendimento encerradas há 8 (oito) anos, no setor de atendimento ao público. Essas fi chas ocupam espaço físico crítico, e o local não possui tabela de temporalidade formalizada. Considerando as noções de arquivo, a medida tecnicamente correta seria:

Na Secretaria Municipal de Saúde de Porto dos Gaúchos, prontuários, relatórios epidemiológicos e processos administrativos foram reorganizados por assunto. Isso fez com que documentos produzidos por setores distintos fossem misturados. Após auditoria, o agente administrativo foi questionado sobre a conformidade arquivística do procedimento. Conforme os princípios arquivísticos, a organização adotada é considerada como sendo: