Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.

São requisitos funcionais de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos a utilização de padrões abertos, independência de fornecedor e integração de sistemas com legados.

O programa de gestão arquivística de documentos é aplicável, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos onde as informações sejam produzidas e armazenadas.

Todos os documentos digitais, por suas características, independentemente da sua natureza arquivística, devem ser incluídos nos programas de gestão de documentos.

Documento arquivístico digital é o documento de arquivo codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.

A avaliação e a destinação dos documentos digitais são feitas a partir de instrumento de avaliação próprio, diferente da tabela de temporalidade.

Os prazos de guarda e a destinação final dos documentos acumulados pelas atividades-fim de órgão do Poder Executivo federal devem ser elaborados pelo SIGA e aprovados pelo Conselho Nacional de Arquivos.

As classes do código de classificação relacionadas às atividades-fim do órgão ou entidade do Poder Executivo federal devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional.

As adaptações necessárias para a correta aplicação da tabela de temporalidade aos conjuntos documentais produzidos e recebidos nos órgãos e entidades do Poder Executivo federal deve ser feita pelo órgão central do Sistema Nacional de Arquivos.

As classes do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública relativas às atividadesfim são as de número 100 a 800.