Um sistema de gestão arquivística de documentos deve ter a capacidade de capturar dossiês, processos ou documentos convencionais e gerenciá-los de forma diferente da realizada com os documentos digitais.

O e-ARQ Brasil é aplicável aos sistemas que produzam e mantenham somente documentos digitais ou a sistemas que compreendam documentos digitais e convencionais ao mesmo tempo.

O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos foi desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar exclusivamente documentos arquivísticos digitais em ambiente eletrônico.

O documento digital pode ser transferido ou recolhido em qualquer formato à instituição arquivística pública.

Os procedimentos de transferência e recolhimento de documentos digitais às instituições arquivísticas públicas são completamente diferentes dos adotados para os documentos em outros suportes documentais.

Por motivo de segurança, é imprescindível que o órgão ou entidade que transfere ou recolhe documentos arquivísticos digitais mantenha, permanentemente, uma cópia desse material.

A presunção da autenticidade dos documentos digitais transferidos ou recolhidos à instituição arquivística pública é feita a partir de informações, principalmente dos metadados relacionados aos documentos digitais, tais como: nome do autor, nome do destinatário, assunto, data de produção, entre outros.

Na listagem descritiva para transferência ou recolhimento de documentos digitais de arquivo, dispensam-se as informações relacionadas às eliminações realizadas.

Os documentos digitais acumulados pelos órgãos da administração pública federal devem ser enviados em mídias ou protocolos de transmissão previstos pelas normas do Arquivo Nacional.

Incluem-se, entre os exemplos de metadados de documentos digitais, o código de classificação, a tipologia documental e o contexto tecnológico.