Por questões de segurança das informações, a microfilmagem de documentos públicos ou de caráter público somente pode ser realizada nos próprios órgãos públicos, sendo vedada, em qualquer circunstância, a utilização de serviços de terceiros.

Mesmo após a microfilmagem, nenhum documento original pode ser eliminado, sob pena de perda do valor probatório da informação.

Para garantir a segurança, é obrigatória a confecção de uma cópia do microfilme, que deve ser armazenada em local diferente do original.

A legislação autoriza a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados em órgãos federais, estaduais ou municipais em todo o território nacional. Entretanto, os microfilmes não possuem valor jurídico e, portanto, não produzem efeitos legais.

A legislação brasileira define microfilme como o resultado do processo de reprodução de documentos, dados e imagens em filme, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Sempre que for possível, o arquivista deve privilegiar a elaboração de repertórios que permitam a descrição mais detalhada de unidades ou peças documentais, o que, além de facilitar sobremaneira o acesso aos documentos e às informações neles contidas, não requerem grandes investimentos e trazem um ótimo retorno relativamente à divulgação. Tais fatores tornam esses intrumentos os mais vantajosos em relação ao custo-benefício.

O instrumento de pesquisa mais tradicional e abrangente é o inventário, cuja elaboração deve ser a primeira atividade de descrição de qualquer instituição. O inventário é a maneira mais rápida e eficiente de se disponibilizar aos pesquisadores em geral uma visão global do acervo.

A entidade arquivística deve estabelecer uma política de descrição, baseada no estudo dos usuários e, em primeiro lugar, voltada para a descrição detalhada das séries documentais mais procuradas e consultadas e de maior apelo junto ao público, como as séries de fotografias ou de correspondência pessoal.

A classificação e a descrição, apesar de serem atividades absolutamente distintas, guardam entre si uma relação de complementaridade, que deve ser considerada tanto no planejamento como na execução dessas atividades. Dessa forma, a descrição, por meio dos diferentes instrumentos de pesquisa, deve sempre corresponder à estruturação da classificação do fundo documental.

Na ISAD (G), os campos designados para informações específicas estão agrupados em quatro grandes tópicos: a) identificação, onde se determina o que está sendo descrito, volume, datas, códigos e títulos; b) histórico, onde são indicados tanto os dados básicos referentes ao produtor dos documentos como o percurso desses documentos até o ingresso no arquivo; c) conteúdo, onde se procura resumir para o consulente as principais características dos documentos; d) consulta, onde há orientações quanto a aspectos práticos da consulta documental, como condições de acesso, possibilidades legais de utilização e reprodução, idioma e outros instrumentos de pesquisa disponíveis.