Em arquivos, temperaturas acima de 25 ºC e níveis de umidade relativa acima de 65% estimulam a atividade e o desenvolvimento tanto de microrganismos quanto de insetos.

Além do termômetro e do higrômetro, instrumentos indispensáveis para o controle dos níveis ambientais, existe também o aparelho combinado, o higrotermômetro ou termoigrômetro, que é mais preciso.

As condições ideais para a preservação de documentos em papel, fotografias, filmes cinematográficos e fitas magnéticas são temperatura entre 20 ºC e 24 ºC e taxa de umidade relativa do ar entre 30% e 40%.

Ao planejar o controle de temperatura e umidade no edifício do arquivo, deve-se considerar os fatores climáticos exteriores durante as estações do ano e seus efeitos nos recintos internos, relacionando-os às características arquitetônicas da construção.

Fontes de iluminação, como o sol, lâmpadas fluorescentes e incandescentes, emitem radiações eletromagnéticas que agem de maneira agressiva sobre os documentos, especialmente sobre papéis, fotografias, couros, pergaminhos e tintas.

Uma das etapas de um programa de conservação é o estabelecimento de um plano de emergência, no qual são determinados padrões de temperatura, umidade relativa, qualidade do ar, luminosidade bem como combate à infestação biológica e procedimentos de segurança contra fogo e danos por água.

O conjunto de todas as atividades voltadas direta ou indiretamente para a conservação do acervo de um arquivo é chamado programa de conservação, o qual inclui diversos tipos de atividade, desde a colaboração no projeto do edifício que abrigará o arquivo até o detalhamento dos materiais e equipamentos para a guarda, segurança e preservação de documentos, além da manutenção das instalações, do estabelecimento de um plano de emergência e da conscientização dos empregados e do público, entre outras.

O uso do vocábulo protocolo, de acordo com a terminologia arquivística atualmente aceita, deve restringir-se à indicação do número de registro ou classificação que é atribuído ao documento quando recebido nos órgãos ou instituições públicas.

Outro significado do termo classificação, muito utilizado na prática arquivística, diz respeito à atribuição de graus de sigilo a documentos e(ou) informações atividade que, no âmbito dos arquivos públicos, é regulamentada em legislação específica.

O objetivo básico da atividade de classificação é agilizar a consulta aos documentos. A adoção de um ou mais critérios de classificação para uma série documental possibilita a localização dos documentos, sem a necessidade de consultar a dezenas ou centenas de outros. Os critérios mais utilizados são o temático, o alfabético, o cronológico e o numérico.