A organicidade é um processo lógico que, com base na análise do organismo produtor de documentos de arquivo, visa estabelecer categorias genéricas, conforme as funções, atividades ou estruturas administrativas do organismo produtor do arquivo, em que deverão ser distribuídos os documentos. Assim, não só esclarece sobre as funções e atividades do produtor, mas também sobre as ligações entre os documentos.

A organização da documentação pública visa à racionalização do fluxo documental, tornando-se instrumento de eficácia administrativa ao garantir maior agilidade e segurança no gerenciamento e na recuperação das informações, o que contribui para a modernização da própria administração pública do País. Dessa forma, favorece também o cidadão, que tem, no acesso a documentos e informações, um meio de buscar a garantia de seus direitos.

Os setores arquivísticos integrantes do SINAR, independentemente de sua localização em determinado órgão ou entidade, são subordinados e vinculados administrativamente ao CONARQ, devendo seguir as diretrizes e normas por ele estabelecidas.

Uma das competências atribuídas aos setores arquivísticos integrantes do SINAR, é a de disseminar as normas estabelecidas pelo órgão central em sua área de atuação, zelando pelo seu cumprimento.

A finalidade do SINAR é implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, com relação às questões de gestão, de preservação e de acesso a documentos e informações arquivísticos.

ma das competências do CONARQ é, na condição de orgão central e normatizador do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), estabelecer diretrizes para o seu funcionamento, promovendo inter-relacionamento, intercâmbio e integração entre arquivos públicos e privados.

O estabelecimento de definição e legislação acerca da política nacional de arquivos públicos e privados é atribuição do Chefe da Casa Civil da Presidência da República. Para subsidiar suas decisões, foi criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), vinculado à Casa Civil, sendo uma de suas finalidades propor àquela instância as medidas necessárias ao aperfeiçoamento da política nacional de arquivos.

A legislação brasileira considera como arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos e acumulados por órgãos, entidades, sociedades de economia mista e organizações sociais, assim como por pessoas físicas, em suas atividades administrativas.

Denomina-se gestão de documentos um dado conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos de valor primário até o encaminhamento para sua destinação.

São considerados arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos exclusivamente por órgãos públicos da administração federal, naturalmente acumulados no exercício de suas atividades e guardados como prova de tais atividades.