A correspondência contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destinatário sem que se tenha conhecimento de seu teor.

O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.

Constituem objetivos da etapa de avaliação de documentos a redução da massa documental e a liberação de espaço físico.

A minuta corresponde ao registro resumido de um ato administrativo.

O memorando, utilizado tanto em instituições públicas quanto em instituições privadas, é um meio de comunicação interna que, em algumas situações, também pode ser utilizado para comunicação externa.

O registro dos acontecimentos ocorridos durante uma assembleia denomina-se ata.

O código de referência, que é destinado a identificar qualquer unidade de descrição, é um elemento obrigatório na descrição arquivística.

A data de acumulação é a identificação cronológica por meio da qual se indica a data em que o documento foi produzido.

A aprovação da tabela de temporalidade de documentos pelo Arquivo Nacional dispensa a elaboração da listagem de eliminação de documentos.

A publicidade da eliminação de documentos é feita a partir da publicação de edital de ciência dessa eliminação em periódicos oficiais.