A classificação e a ordenação são atividades intelectuais dentro do processo de organização de documentos de arquivo, enquanto o arquivamento é uma atividade física.

Os documentos de arquivo passam necessariamente pelos arquivos intermediários antes de serem recolhidos aos arquivos permanentes.

A transferência dos documentos de arquivo do arquivo corrente para o arquivo intermediário é realizada no âmbito da função arquivística conhecida como aquisição.

Para garantir uma gestão de documentos eficiente, a orientação mais adequada é a de não misturar a criação do documento com outras funções.

A criação de documentos tem como uma de suas atividades a seleção da espécie documental mais adequada para veiculação do conteúdo informacional.

Quando se precisa elaborar um instrumento de descrição mais genérico, que contenha informações sobre todos os acervos existentes no arquivo, deve-se optar pelo guia.

O plano de destinação também pode ser reconhecido como um instrumento de descrição.

As ações educativas desenvolvidas em uma instituição arquivística ou em um setor de arquivo são tipicamente ações de difusão.

As versões mais modernas dos sistemas de protocolo não utilizam mais o campo assunto, devido aos problemas causados pela subjetividade no preenchimento desse campo.

Os documentos considerados sigilosos são recebidos pelos serviços de protocolo, mas devem ser enviados em envelope lacrado com a indicação da classificação de sigilo.