A expedição de documentos por uma empresa deve ser registrada pelo setor de protocolo da empresa.

Distribuição e tramitação são sinônimos de uma mesma atividade, que é a do controle do envio do documento ao primeiro destinatário.

O registro do documento em um serviço ou sistema de protocolo exige a identificação de metadados para possibilitar o controle e posterior acesso a esse documento.

Em geral, é necessário mensurar massas documentais acumuladas em suporte papel pelo metro cúbico para, em seguida, transformar em metro linear, unidade de medida adequada a esse tipo de suporte.

A mensuração de ampliações fotográficas é feita por unidade, pelas dimensões e pela cromia.

O diagnóstico da situação arquivística envolve, fundamentalmente, coleta de informações qualitativas sobre o acervo e a sua guarda.

A identificação, que tem sido pensada como mais uma das funções arquivísticas, resume-se à verificação dos tipos documentais existentes no acervo.

Pode-se entender as tradições administrativas de uma organização como fator de inibição para funções de gestão de documentos.

A destinação final dos documentos de arquivo, que envolve a definição da eliminação ou guarda permanente dos documentos, está prevista na fase de produção do programa de gestão de documentos.

A gestão de formulários, correspondência, informes e diretrizes, o fomento a sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologias modernas a esses processos são elementos do programa de gestão de documentos e fazem parte da fase de produção.