facilita os procedimentos operacionais de classificação dos documentos.

possibilita ganho de espaço físico nos depósitos de documentos.

objetiva, segundo os teóricos, identificar documentos que devem ser reproduzidos em caráter permanente.

possibilita maior agilidade ao recuperar documentos e informações.

Os estudos acerca das dimensões necessárias para depósitos dos documentos arquivísticos devem prever o seu crescimento por até 30 anos.

Na construção de prédios de arquivo, faz-se necessário um estudo do solo e das características climato-ambientais da região, visando a segurança do acervo.

Visando a segurança, os prédios a serem construídos para abrigar os acervos arquivísticos devem possuir, no mínimo, cinco andares, e os arquivos devem ocupar os três últimos andares.

A arquitetura contemporânea sugere a instalação de paredes de vidro em arquivos, pois possibilitam identificar o ingresso de profissionais nos depósitos e facilitam a segurança do acervo.

As recomendações quanto ao manuseio adequado dos documentos devem estar em locais bem visíveis nas salas de consulta, a fim de que os usuários do acervo arquivístico tenham conhecimento.

No plano de emergência, devem constar informações acerca do manuseio de extintor e do acesso às escadas de incêndio, entre outras.