Na referida norma, os termos capítulo, seção e parte possuem uma definição em comum, que são as divisões de um documento, numeradas ou não, o que não implica os mesmos elementos de descrição.

As referências são constituídas de elementos essenciais, estritamente vinculados ao suporte documental e acrescidas de elementos complementares, que permitem caracterizar melhor os documentos.

Em termos de uso e preservação, existem muitas vantagens em fazer a migração de documentos convencionais de arquivo para meios digitais, como, por exemplo, a rapidez no acesso à informação, a economia de espaço, uma maior durabilidade das mídias por não haver manuseio direto, entre outras, que reduzem significativamente os gastos com infraestrutura e recursos humanos.

Os documentos arquivísticos digitais precisam ser fidedignos e autênticos. Preservá-los de modo que permaneçam disponíveis, recuperáveis e compreensíveis é um desafio que requer a adoção de ações arquivísticas em todas as fases do ciclo vital, mesmo antes da criação do documento, e deve incluir o planejamento dos sistemas eletrônicos, a fim de garantir a integridade da informação.

O mobiliário adequado a cada suporte e formato proporciona proteção aos documentos contra danos físicos, químicos e mecânicos. As mídias magnéticas, como discos flexíveis (disquetes), fitas de vídeo e áudio, por exemplo, devem ser armazenadas preferencialmente em mobiliário de madeira, pois esta possui propriedades intrínsecas que isolam os campos magnéticos que podem causar a distorção ou a perda de dados.

A Câmara Técnica de Conservação de Documentos do CONARQ recomenda que acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e óticos sejam armazenados em condições climáticas especiais, indicando os seguintes índices como referência: para fotografias em preto e branco, temperatura (T) de 12ºC e umidade relativa (UR) de 35%; para fotografias em cor, T de 5ºC e UR de 35%; para filmes e registros magnéticos, T de 18ºC e UR de 40%.

Os documentos sofrem um processo natural de deterioração, causado por reações químicas. Fatores como índices muito elevados de temperatura ou umidade relativa do ar, variações bruscas de temperatura ou umidade, presença de poeiras e gases poluentes, exposição a raios ultravioleta e a falta de ventilação aceleram esses processos e favorecem o desenvolvimento de microrganismos e as infestações de insetos, que prejudicam ainda mais o acervo documental.

A utilização de novas tecnologias digitais nos arquivos favorece a preservação e a conservação, uma vez que os suportes são comprovadamente mais duráveis e mais estáveis para o armazenamento, em comparação com os meios convencionais de registrar informações.

As áreas de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais e não devem exceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários depósitos, que devem ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e, de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração e de climatização.

Visando garantir a preservação, recomenda-se que todos os documentos públicos sejam produzidos em papéis alcalinos e em formatos padronizados, de acordo com as normas vigentes.