Os arquivos constituem o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores, para efeitos futuros. Para Rosseau e Coutere, (1998) “A classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação”.

Os conceitos de arquivos, documentos e sua gestão se configuram intimamente relacionados, e são essenciais para o bom desempenho do Secretário Executivo.

Leia as afirmações a seguir classificando em Verdadeiro (V) ou Falso (F):

1. ( ) Edward Snowden foi acusado pelo governo americano de roubo de propriedade do governo e de comunicação não autorizada de informações de defesa nacional, pois o mesmo vazou uma série de documentos que podem ser classificados como sigilosos, podendo ainda ser Ultrassecretos, Reservados, Confidenciais ou Secretos.

2. ( ) Segundo o DECRETO N.º 4.553 de 2002, os prazos de duração da classificação documental vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: ultrassecreto: máximo de 50 anos; secreto: máximo de 30 anos; confidencial: máximo de 5 anos; e reservado: máximo de 2 anos.

3. ( ) Quanto à espécie de documentos, é possível afirmar que: Declaração é utilizada para afirmar positiva ou negativamente a existência de fato ou estado de conhecimento do órgão e um Edital é utilizado para o estabelecimento de condições sobre assuntos de interesses variados, tornando-se público por meio de anúncios na imprensa, no Diário Oficial da União ou com afixação em lugares públicos.

4. ( ) De acordo com a extensão de atenção devida, arquivos podem ser: arquivo setorial, unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos, independentemente da centralização do armazenamento; arquivo central ou geral, unidade responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade subordinada que, no sistema de arquivos adotado pela administração a que pertence, dependente tecnicamente do arquivo central.

Assinale a opção correta.

Observe o Modelo de Gestão por Competências segundo Guimarães e colaboradores (2001).

Repare que existem 4 processos faltando na imagem. Assinale a opção que representa os processos em seus devidos lugares:

Definindo documento como todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação, pode-se imaginar que por menor que seja um estabelecimento comercial, a quantidade de documentos gerada por ou para este será substancial.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes, logo é essencial que para a efetiva organização de todo o volume documental de um órgão público, os documentos sejam devidamente classificados.

Exclusivamente em relação à classificação destes documentos, assinale a alternativa correta:

O secretariado executivo vem evoluindo muito nos últimos anos e as responsabilidades destes profissionais vem crescendo enormemente. Hoje o profissional tem de buscar sair de sua zona de conforto, já que mudanças econômicas e tecnológicas o obrigam a isso. Adquirir novas competências é essencial para o bom desempenho do secretário executivo, já que estes devem desenvolver tarefas cada vez mais complexas e mais exigentes.

Para Santos (2007, p. 7), competências não são “apenas conhecimento e habilidades para a realização do trabalho (saber fazer), mas também atitudes, valores e características pessoais vinculados ao bom desempenho no trabalho.”.

Uma competência muito valorizada no âmbito do secretariado executivo é a organização do trabalho, que por sua vez é intimamente associada à gestão do tempo. Em Abril de 2012, a Exame publicou uma lista de 10 aplicativos que podem ser utilizados para gestão do tempo e atividades laborais, tornando o emprego do tempo mais organizado. Para Melba J. Duncan, aplicativos como estes combinadas a e-mails, correio de voz e calendários online podem auxiliar gestores a atuarem com grande nível de autossuficiência.

M. J. Duncan expõe ainda que levando em consideração níveis hierárquicos mais elevados, o custo operacional para manutenção de um secretário executivo totaliza mediamente 8% do custo relativo à manutenção de seu gestor. Logo, para justificar a manutenção do secretário, este deveria aumentar o rendimento do gestor em ao menos 8%. E, segundo M. J.

Duncan, um profissional do Secretariado executivo de bom rendimento, garante a seu gestor muito mais que isso.

Tendo como referência a consideração acima, classifique em (V) verdadeiro ou (F) falso as seguintes afirmações:

( ) É muito importante que o profissional de secretariado executivo esteja buscando evoluir também no manuseio da tecnologia, de forma que o uso adequado da tecnologia possa auxiliá-lo na atuação diária.

( ) Diante das exigências do mercado e das recorrentes evoluções no mundo da tecnologia, podemos afirmar que a gestão do tempo e de atividades laborais são inerentes à atividade do profissional de secretariado executivo, e tais atividades são executadas exclusivamente com auxílio tecnológico.

( ) O Secretário Executivo tem a seu dispor uma série de artifícios tecnológicos que podem auxiliar na sua atividade, o bom uso desses artifícios não interfere diretamente no seu desempenho.

( ) Considerando uma carga horária de 40 horas semanais para um diretor, um Secretário Executivo de bom rendimento é capaz de poupar muito mais de 3 horas de horas do referido diretor.

Assinale a opção correta.

Para H. P. Meirelles, “Ato administrativo é toda manifestação unilateral de vontade da administração pública que, agindo nesta qualidade, tenha por fim imediato resguardar, adquirir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigações aos administrados ou a si própria.”

Relacione as colunas a seguir, sabendo que a primeira coluna exibe os elementos essenciais aos Atos, enquanto a segunda coluna apresenta exemplos ou definições destes elementos:

1) Objeto.

2) Forma.

3) Finalidade.

4) Competência.

5) Motivo.

( ) A efetivação da relação funcional entre o servidor e a administração, considerando a admissão de um servidor público.

( ) No âmbito administrativo, receber verbalmente instruções momentâneas de um superior hierárquico.

( ) É intransferível e irrenunciável, mas a execução do ato pode ser delegada, para agentes ou órgãos de mesma ou de inferior hierarquia, ou mesmo avocada, para agentes ou órgãos subordinados.

( ) Lei 7.377 de 1985 - Regulamentação do Profissional do Secretariado Executivo.

( ) Mediante demissão de servidor, ocupante de cargo comissionado, é importante salientar que de acordo com a Constituição Federal de 1988, o cargo em comissão é aquele declarado em lei de livre nomeação e exoneração.

Segundo Robert Hisrich e Michael Peters, empreendedores nascidos com certo talento administrativo são muito raros. De acordo com os autores, a Gestão de novos empreendimentos é diferente da administração de empreendimentos já existentes, principalmente por cinco questões-chave da administração.

Marque a opção que apresenta três dessas questões corretamente.

Segundo Bernardes (1998, p.2), a gestão de documentos pode ser descrita como o “Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.”

Utilizando a abordagem da Administração Estratégica dada pelos autores Samuel C. Certo e J. Paul Peter marque a opção que relaciona corretamente a segunda coluna, de acordo com a primeira, relacionando as etapas de um Planejamento Estratégico de Arquivos Empresariais:

A) Estabelecimento da diretriz organizacional.

B) Implementação da estratégia.

C) Análise ou diagnóstico do ambiente.

D) Controle.

E) Formulação da estratégia operacional/funcional.

( ) Estabelece o cenário, descrevendo sucintamente o serviço documental que se planeja executar; o acervo existente; o pessoal de que se dispõe; como será dirigido; tamanho do orçamento, etc.

( ) É importante, neste momento, obter a anuência de seu superior hierárquico, uma vez que serão definidas as normas, os protocolos de recebimento, destinação e uso, bem como é feito o plano de classificação dos documentos.

( ) O ideal é estabelecer desde o início um sistema de controle estatístico de classificação, acondicionamento e uso, bem como de avaliação da gestão documental e dos serviços prestados.

( ) Formular a missão e os objetivos do Serviço ou atividade que se deseja implementar. Conhecer a dinâmica existente entre os diversos setores da empresa é essencial nesta etapa.

( ) Significa colocar em prática o que foi planejado, ainda que sejam testadas rotinas e classificações que, posteriormente, precisem ser revistas.

Assinale a alternativa que possui a correta definição de “memorando”.

“Customer Success” é uma mentalidade relativamente nova, tendência no mercado internacional, pela qual uma organização busca incessantemente garantir que o cliente tenha uma ótima experiência - e principalmente ótimos resultados - com seu produto ou serviço.

Para Brum (2000), praticar endomarketing é dar ao funcionário educação, carinho e atenção, tornando-o bem preparado e bem informado para que possa tornar-se também uma pessoa criativa e feliz, capaz de surpreender, encantar e entusiasmar o cliente.

Como profissional de Secretariado Executivo, como é possível relacionar as duas afirmações de forma coerente?

Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos. O processo administrativo abrange quatro tipos principais de decisões, também chamados de processos ou funções:

1) Planejamento

2) Organização

3) Direção

4) Controle

Marque a única alternativa que possui características de cada uma das funções, na ordem correta.