O desempenho de uma função dentro de uma organização pode ser documentado por meio de um ou mais tipos de documentos.

Um determinado ato administrativo só é concretizado se for veiculado por um dado gênero de documento que seja diplomática e juridicamente válido para tal.

A característica norteadora para a constituição de um grupo de fundo é, antes de tudo, o conjunto das funções que justificam a existência da unidade político-administrativa que lhe equivale.

A existência de grupos ou seções é indispensável no caso de fundos com documentação numericamente pequena ou com muitas falhas.

A tramitação de documentos é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. É uma atividade de protocolo e está vinculada ao funcionamento dos arquivos correntes.

Um documento com valor secundário apresentaria sempre um valor administrativo, ou seja, derivado da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas.

Na medida em que diminui a possibilidade de uso da informação arquivística, há uma tendência a eliminá-la ou a conservá-la temporariamente. Em ambas as situações consideram-se as possibilidades de uso eventual da informação pelo organismo produtor, ou a sua condição de documento de valor permanente.

A avaliação tem um objetivo muito simples: identificar o valor dos documentos de maneira a estabelecer prazos de retenção nas fases corrente e permanente, definindo, assim, as possibilidades de eliminação, microfilmagem ou guarda permanente.

A instalação de depósitos de arquivos intermediários como solução para os problemas de saturação de espaço nos setores de trabalho constitui uma iniciativa bem sucedida, difundida e praticamente adotada em todo o mundo, principalmente nos países de tradição anglo-saxônica.

A teoria das quatro idades documentais, proposta pelo italiano Elio Lodolini, defende que a fase intermediária seja dividida em dois momentos. Em um desses momentos, o principal objetivo é a guarda de documentos selecionados para eliminação, enquanto no outro são selecionados os documentos da atividade-fim.