A informação arquivística que se encontra relacionada às demandas do processo decisório governamental faz parte dos arquivos correntes, enquanto, na medida em que essa informação torna-se menos utilizada ao longo do processo decisório ela é transferida aos arquivos intermediários.

No âmbito da cadeia informacional arquivística referente às três idades (corrente, intermediária e permanente) dos arquivos, o ciclo da informação arquivística no contexto organizacional de produção envolve o recolhimento dos registros documentais de valor permanente e o uso pelo cidadão, pelo pesquisador científico e, eventualmente, pelo administrador público.

A gestão de documentos relaciona-se a uma área da administração geral vinculada à busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.

As transformações do conceito de arquivos a partir da segunda metade do século XX estão relacionadas ao uso, cada vez mais extensivo, dos diversos suportes materiais da informação arquivística e ao surgimento dos princípios da gestão de documentos.

Os registros documentais atestam ações e transações, mas sua veracidade não depende das circunstâncias de sua criação e preservação.

O conceito de arquivo teve alteradas, nos últimos anos, algumas características básicas, dentre as quais destaca-se a de ser um conjunto orgânico produzido por uma dada atividade jurídico-administrativa.

A definição de arquivo, no Brasil, na ausência de uma consolidação terminológica consensual, encontrou sua melhor expressão no texto da Lei n.º 8.159, de 8/1/1991.

O princípio de respeito aos fundos, conhecido internacionalmente como princípio de santidade dos fundos de arquivo, aparece, pela primeira vez, no importante manual de arranjo e descrição dos arquivistas holandeses, em 1898.

O documento eletrônico para ser completo e, conseqüentemente, fidedigno, precisa apresentar a data do documento, hora e lugar da criação, transmissão e recebimento, identificação dos nomes do autor, destinatário e escritor, nome do criador, entre outros elementos.

O termo metadado foi cunhado pela área de Documentação, desenvolvida no início do século XX, por Paul Otlet e reapareceu recentemente na área de Ontologia.