Consideram-se arquivos de documentos em pesquisa bibliográfica a guarda controlada de todo o material que deve ser consultado durante a elaboração do trabalho de pesquisa científica, como listagens de referências bibliográficas, roteiros, esquemas, recortes, material xerografado, textos, entre outros.

Nos Estados Unidos da América e também em outros países, os centros referenciais para intercâmbio de informações e de materiais sobre instrução bibliográfica são comumente denominados Clearinghouse.

Entende-se por pesquisa bibliográfica, no seu conceito restrito, o planejamento global inicial de qualquer trabalho de pesquisa que envolva uma série de procedimentos metodológicos, configurados em diversas etapas de trabalho.

No Brasil, o primeiro programa de orientação bibliográfica, de iniciativa da bibliotecária Terezine Arantes Ferraz, surgido em 1955, na Faculdade de Odontologia da USP, recebeu a denominação de treinamento para o uso das bibliotecas.

No processo de gerenciamento e publicação de documentos na Internet, a fase de processamento dos pedidos de busca, a de apresentação dos resultados e a de visualização ou importação do original são iniciadas pelo administrador do sistema.

A interface operacional de um CD-ROM de buscas de informação deve apresentar instruções e avisos, terminologia coerente, leiaute na tela e mensagem de erro.

Os pacotes de sistemas de gerenciamento operacional de unidades de informação mais conhecidos internacionalmente são: CAIRS, BASIS, INSIGHT, HEADFAST, ODARS e WEBVISION.

Nos sistemas de gerenciamento de documentos, os recursos básicos, a exibição e a modificação da estrutura de dados, e a base de dados relacionais são critérios de avaliação relativos à recuperação da informação.

Os documentos administrados pelos sistemas de gerenciamento de documentos encontram-se disponíveis em diversos meios, como textos, gráficos, som, imagens estáticas ou em movimento, vídeo, ou em multimídia, que combina todos esses meios de comunicação.

Os arquivos invertidos, bastante utilizados em sistemas de gerenciamento de bases de dados, adotam, na estruturação lógica das bases, um destes três métodos: hierárquico, em rede e relacional.