A implementação de um processo de avaliação documental depende fundamentalmente das atividades de descrição, isto é, um trabalho de avaliação não pode ser feito sem a descrição dos documentos.

A avaliação de documentos de arquivo é uma atividade contemporânea, motivada pela explosão documental e pelo entendimento de que não é necessária a guarda de tudo que se produz.

A teoria dos valores dos documentos, criada por Schellenberg, tem como ponto de partida o conceito de records group, que é formado pelos documentos com valor probatório.

O registro de processos e(ou) documentos deverá conter o número único do processo, o nome do interessado, a data do cadastramento e o assunto, não sendo necessária a identificação do documento original.

A sistemática de numeração única de processos do Ministério da Saúde, órgão integrante do Sistema de Serviços Gerais (SISG), obedece às faixas numéricas de codificação de unidades protocolizadoras.

Em um enfoque histórico, pode-se definir a gestão de documentos como o processo de reduzir seletivamente a massa de documentos de forma que se conservem permanentemente os que têm um valor cultural futuro, sem prejudicar, para efeitos da investigação, a integridade substantiva da massa.

As funções de um centro de arquivamento intermediário incluem recolher a documentação, assegurar a devida proteção aos documentos, eliminar a documentação conforme os prazos definidos e fornecer as informações solicitadas.

O acesso aos documentos no arquivo intermediário é público, da mesma forma que acontece no arquivo permanente, ao contrário do arquivo corrente, que tem um acesso restrito aos seus acumuladores diretos.

A gestão de documentos tem uma ação efetiva nos arquivos intermediários com o estabelecimento dos record centers e praticamente nenhuma intervenção nos arquivos correntes, entendida como área de atuação de responsabilidade da administração.

As limitações da arquivologia, frente à explosão documental do período entre guerras, permitiram o aparecimento, no ambiente profissional, principalmente no mundo anglo-saxão, de dois profissionais: o gestor de documentos e o arquivista. Em países de tradição latina, como é o caso do Brasil, não ocorreu essa distinção.