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Existem vários tipos de equipamentos de captura digital para imagens, que se aplicam aos diferentes tipos de documentos arquivísticos. O equipamento que gera um formato de arquivo de imagens digitais denominado RAW (formato cru) é
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Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade.
Assinale a alternativa que apresenta o significado da expressão “informação não estruturada”.
A
É aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagens de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc.
B
É o elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento.
C
Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico.
D
Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores.
E
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte.
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Sobre as regras de alfabetação utilizadas para a ordenação de documentos, é correto afirmar que
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A respeito das fases da gestão documental – produção, utilização e destinação de documentos, é correto afirmar que
A
o objetivo da produção de documentos é assegurar o uso adequado da microfilmagem de preservação, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.
B
utilização de documentos se refere ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais.
C
o fluxo percorrido pelos documentos necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite é denominada utilização de documentos e envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo.
D
a segunda fase, ou utilização de documentos, envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, o que implica na seleção dos documentos que serão permanentemente preservados.
E
na terceira fase, também denominada destinação de documentos, se deve adotar o uso de elementos fundamentais para a gestão de documentos como, por exemplo, a elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência.
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Comodato, custódia, dação, legado e transferência são formas de
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Sobre higienização, acondicionamento e armazenamento de documentos avulsos e/ou encadernados, é correto afirmar que
A
o armazenamento inadequado não tem efeito direto sobre a vida útil dos materiais, assim como as embalagens de má qualidade não aceleram, necessariamente, sua deterioração. Mas o manuseio inadequado tem seu custo, pois, rapidamente, conduz a problemas sérios e irreparáveis.
B
de modo geral, se deve manter uma boa circulação de ar nas áreas de armazenagem. Livros e documentos encadernados devem ser guardados na vertical e em contato direto com as paredes, deixando espaço livre na parte superior para facilitar a movimentação do ar, principalmente quando as estantes estão posicionadas contra as paredes externas do prédio.
C
livros e documentos encadernados devem estar em posição vertical sobre as prateleiras, sem inclinação para um lado ou outro, pois isto força a encadernação. Devem ser colocados de forma a encher as prateleiras, a fim de evitar que se inclinem; entretanto, não se deve apertá-los de forma a provocar danos ao retirá-los da estante.
D
volumes encadernados podem ultrapassar as margens das prateleiras, pois não correm o risco de serem danificados. Preferencialmente, esses exemplares não devem ser guardados na posição horizontal. Caso eles sejam muito altos para ficar de pé, as estantes precisam ser reorganizadas, de modo que todos caibam na prateleira.
E
livros e documentos encadernados podem ser empilhados nas prateleiras, desde que não exceda 10 exemplares por pilha. Os volumes muito grandes, pesados e estruturalmente fracos ou danificados devem ser armazenados individualmente em posição horizontal. Para tanto, é necessário inserir prateleiras adicionais em intervalos estreitos.
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Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos. O nome dado ao instrumento que permite um mapeamento panorâmico do acervo, atuando como porta de entrada da instituição, é
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O nome dado às marcas de autenticidade de um documento é
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Considerando-se as categorias documentais de forma mais abrangente, ultrapassando o enfoque jurídico e abarcando entidades produtoras tanto do direito público quanto do direito privado, as tipologias documentais podem ser ampliadas.
Assinale a alternativa que apresenta, respectivamente, um exemplo de cada um dos seguintes tipos de documento: constitutivo, jurídico, de direção, de comunicação.
A
Carta/ofício, notificação, cartas-patente, plano de negócios.
B
Políticas, certificado de invenção, regulamentos gerais, press-release.
C
Certificados da constituição, organograma, manual de serviço, jornal interno.
D
Estatutos da constituição, procuração, plano contábil, balanço.
E
Contrato social, certificado de marca de comércio, plano estratégico, livro de ouro.
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De acordo com o ciclo de vida dos documentos, existem três idades ou fases pelas quais os documentos de arquivo podem passar.
Sobre o tema, é correto afirmar que