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Como exemplo de formato de documento, podemos citar: livro, caderno, formulário, folha, microficha, Latin, Inglês, tira de microfilme etc.

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A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos.

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Na sociedade da informação, verifica-se a convergência de tecnologias específicas para um sistema altamente integrado. O contínuo processo de convergência entre os diferentes campos tecnológicos resulta da sua lógica comum de produção da informação em que todos os utilizadores podem contribuir, exercendo um papel ativo na produção do conhecimento.

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O conceito de “titular”, à luz da Lei nº 13.709/2018, refere-se à pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.

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Os bancos de dados distribuídos, no contexto da tecnologia da informação, consistem em dois ou mais arquivos localizados no mesmo sites. O banco de dados é armazenado em um computador específico, localizado no mesmo local físico dos seus usuários.

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Uma espécie documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais em função da sua data de criação.

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Um “dado pessoal”, à luz da Lei nº 13.709/2018, é uma informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável.

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O ciclo de vida dos documentos é também conhecido como “Teoria das Três Identidades”.

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A atividade-fim é o conjunto de atividades que uma instituição desenvolve para o desempenho de suas atribuições específicas, independentemente da missão ou da visão do órgão a qual pertence.

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O ciclo de vida dos documentos é a sequência de fases pela qual passam os documentos, iniciando quando são criados (eliminação ou guarda permanente) até a sua destinação final (produção / criação).